Comment communiquer la mise en place du télétravail à votre équipe ?

Le moment est venu de communiquer à votre équipe comment travailler à distance. Le télétravail est venu pour s’imposer, et lors de la situation exceptionnelle que nous vivons actuellement, il s’agit de l’option idéale car votre équipe est déjà prête à adopter cette méthode qui sera de plus en plus courante à l’avenir. Votre société doit s’adapter à ce nouveau mode de travail afin d’améliorer les horaires, optimiser les coûts, garantir une meilleure qualité de vie aux employés, et attirer des talents.

La communication est essentielle

Il convient de bien s’organiser dès le début. Les leaders de chaque équipe devront soutenir et renforcer cette initiative de façon différente auprès de chacun des employés, car tous ne réagiront pas de la même manière. Certains seront plus indépendants et d’autres moins convaincus par le travail 100 % à distance. Voilà pourquoi il est essentiel de bien communiquer les choses.

Que communiquer à votre équipe sur le télétravail ?

Utilisez tout d’abord un modèle FFOM sur le télétravail. Veuillez trouver ci-dessous quelques exemples qui pourront vous aider.

Forces

Notre service / produit peut être acheté en ligne sans problème.
Nous pouvons présenter notre service / produit par visioconférence.
Nous pouvons faire une démo en ligne.
Un client peut se charger d’acheter notre produit en consultant notre page web.
Un client peut nous contacter par téléphone.
Un client peut nous contacter par le biais de notre page web et nous lui répondrons sans problème.
Un client peut discuter avec nous sur notre page web.
Un client peut utiliser notre produit sans avoir à nous déplacer à ses bureaux.
Aucune installation au sein de l’entreprise du client n’est nécessaire.

Faiblesses

Tous les membres de l’équipe doivent disposer d’un e-mail.
Il faut travailler avec un système de gestion de projets au sein de l’entreprise.
Il faut disposer d’intranet.
Il faut pouvoir partager les documents aisément.
Le cloud doit disposer d’un disque.
Les responsables doivent faire confiance à leur équipe.
Il faut utiliser un bon système de gestion de tâches qui permette de voir les avancées réalisées dans les différents projets.

Opportunités

Les clients vont avoir besoin de services en ligne.
Les clients vont demander d’utiliser des outils de travail en ligne.
Les clients vont rechercher des solutions en ligne.
Les clients vont travailler avec des fournisseurs qui travaillent avec le numérique.

Menaces

Si la communication n’est pas bonne, nous serons moins productifs.
Si nous ne pouvons pas avoir de réunions avec les clients, nous vendrons moins.
Les clients ne pourront plus nous contacter en personne.
Nous ne disposons pas de produits à vendre au téléphone ou en ligne.
Chaque action requiert l’approbation de plusieurs personnes et se fait en personne.
Nous ne disposons pas de formulaires d’approbation en ligne.
Les contrats doivent être signés par le client de manière physique.
Le sentiment d’appartenance au groupe peut être touché s’il n’existe pas de processus ou de réunions en ligne avec l’équipe.

Après avoir analysé le modèle FFOM, nous pourrons le partager avec notre équipe afin de résoudre les problèmes pouvant survenir à ce stade.

Le monde du travail et le télétravail

À partir des recommandation de l’OMS, chaque pays, y compris les états, ont mis en place leurs propres mesures de prévention et instauré par exemple le télétravail. Voici une liste des questions habituellement posées dans le monde du travail en Espagne, qui est l’un des pays les plus touchés par le COVID-19 :

Une entreprise peut-elle imposer le télétravail pendant un certain temps ?

Oui, aussi longtemps que la mesure soit raisonnable. S’il s’agit de mesures sanitaires, comme c’est actuellement le cas en 2020 avec le coronavirus, cette durée se fixera selon les risques d’infection (employés ayant été en contact avec le virus ou dans des zones d’exposition à risque), et avec une limitation dans le temps (la période d’incubation de 14 jours). Dans ce cas-là, l’employé ne perdrait pas son emploi et recevrait son salaire.

Que se passe-t-il en Espagne si la production de l’entreprise baisse ?

Si la restriction ne vient pas de l’entreprise comme mesure de prévention, et qu’elle est liée à la production (manque de matières premières ou d’approvisionnement), les contrats pourraient être suspendus ou le temps de travail réduit selon les articles 47 et 51 du statut des travailleurs. Il est alors obligatoire de négocier avec les représentants des salariés, et l’approbation de l’autorité chargée du contrôle du travail pourrait être également nécessaire en cas de force majeure. Les employés ne toucheront plus leur salaire mais ils auront droit aux allocations de chômage.

L’employé peut-il décider de travailler à distance sans l’accord préalable de l’entreprise ?

Non. Actuellement, sauf disposition contraire de la politique de l’entreprise, le télétravail doit être accepté et accordé avec l’employeur avant son application.

Une entreprise en Espagne peut-elle suspendre son activité en raison du COVID-19 ?

Oui, à condition qu’elle fasse preuve de raisons objectives (par exemple impossibilité de continuer à produire car manque de pièces venant de Chine) ou de force majeure, et qu’elle suive les procédures prévues à l’article 47 du statut des travailleurs.

Conseils importants sur le télétravail

Voici quelques aspects pratiques importants à suivre au sein de votre organisation lors de la mise en place du télétravail :

Rien ne change avec le télétravail. C’est également du travail.
Habillez-vous de la même façon que si vous vous rendiez au bureau.
Ne cessez sans cesse de communiquer, car la déconnexion peut augmenter à distance. Communiquez donc fréquemment.
Actualisez l’état de vos tâches et faites part de vos avancées régulièrement.
Suivez vos 3T. Concentrez-vous chaque jour sur trois tâches essentielles auxquelles vous dédierez toute votre attention.
Prenez des notes, faites des check-lists et partagez ces informations. Les membres de votre équipe doivent pouvoir accéder à votre emploi du temps pour voir vos avancées quotidiennes.

Le télétravail peut représenter un défi, mais il s’agit aujourd’hui de l’évolution du travail. Accélérer sa mise en place en période de crise est doublement plus difficile, mais profitons-en pour saisir cette opportunité.

Chez Gamelearn, nous aidons nos clients à communiquer ce type de mesures en interne grâce à nos cours en ligne. Grâce à eux, vous pourrez créer des actions de communication individuelle et collective dans diverses langues afin que vos équipes reçoivent les mêmes informations de façon homogène et bénéficient d’une expérience utilisateur gamifiée.