Damit wir uns nicht gleich zu Beginn des Arbeitstages schon stressen, müssen wir lernen zu planen. Unser Arbeitstag ist voller Termine, Sitzungen, E-Mails, Unterbrechungen… ein Chaos, das wir lernen müssen, unter Kontrolle zu bringen, um wirklich produktiv zu sein. Deshalb sollten wir eine To-Day-Liste aufstellen und uns an sie halten.
Das Konzept der To-Day-Liste (Kombination aus „to do“ – tun – und „day“ – Tag), wird von dem Simulator zum Zeitmanagement „Triskelion“ entwickelt. Die To-Day-Liste ist unser Kompass, der uns durch den Tag führt. Hier ist alles aufgelistet, was wir an einem bestimmten Tag zu erledigen haben. Das hilft uns, die Kontrolle zurückzugewinnen und Prioritäten zu setzen. Damit die To-Day-Liste tatsächlich effektiv ist, muss all das aufgelistet werden, was wir auf jeden Fall an diesem Tag erledigen müssen.
Um uns Frustrationen zu ersparen, sollten wir besser weniger Aufgaben notieren und Schritt für Schritt neue hinzufügen, als den Tag zu beenden, ohne die To-Day-Liste erfüllt zu haben. Alle Aufgaben, die auf der Liste stehen, müssen vor Tagesende bearbeitet worden sein. Deshalb sollten wir im Lauf des Tages nicht mehr als zwei oder drei Aufgaben hinzufügen, bis wir den Umgang mit diesem Tool beherrschen.
Die Liste erstellen wir gleich morgens, wenn uns keiner stört. So haben wir stets eine Liste zur Hand, von der wir die nächste, zu erledigende Aufgabe ablesen können. Die To-Day-Liste können Sie auf einem Stück Papier, in einem Heft oder einem digitalen Notizblock abfassen. Wichtig ist, sie jederzeit zur Hand zu haben, damit sie uns anleitet und hilft, uns auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Das ist wie auf einen Baum zu steigen, den Horizont zu betrachten und die einzuschlagende Richtung zu bestimmen. Auch mitten im Unwetter zeigt die To-Day-Liste uns den Weg, dem wir folgen müssen, um das Wichtigste nicht aus den Augen zu verlieren.
