Der Alltag im Büro ist voller unvorhergesehenen Dingen und dringenden Themen, die ohne vorherige Ankündigung auftreten und unser sofortiges Eingreifen erfordern. Viele von uns reagieren darauf, indem sie ein dringendes Meeting zur Behandlung des Themas einberufen. Wir erklären Ihnen, weshalb dies nicht die beste Lösung ist.
Vermeiden Sie ungeplante Meetings
Zunächst einmal sind improvisierte Meetings nicht gut für Ihre Organisation. Damit ein Meeting wirklich produktiv wird, muss es im Vorfeld geplant werden, damit die Teilnehmer Ihre Beteiligung vorbereiten können, und, was am wichtigsten ist, damit eine Tagesordnung mit den Zielsetzungen und den zu behandelnden Themen erstellt werden kann. Improvisierte Meetings unterbrechen die Planung der Mitarbeiter, selbst dann, wenn sie sehr dringend erscheinen, und sie sind nicht auf das Treffen von Entscheidungen ausgerichtet.
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Finden Sie heraus, wer Ihnen helfen kann
Wenn etwas Dringendes aufgetreten ist, muss eine diesbezügliche Entscheidung getroffen werden. Also was ist zu tun? Was Sie als erstes tun müssen, wenn ein Problem Ihre Aufmerksamkeit erfordert, ist, die geeignete Person zu ermitteln, damit diese sich um die Angelegenheit kümmert. Suchen Sie sie und sprechen Sie mit ihm oder ihr, informieren Sie ihn/sie über den Vorfall. Ein Meeting in letzter Minute würde das Treffen von Entscheidungen und Ergreifen von Maßnahmen nur hinauszögern. In anderen Worten gesagt, das Einberufen eines dringenden Meetings dient nur dazu, die Lösung für das Problem hinauszuzögern.
Ein Anruf vor dem Meeting
Häufig ist die Angewohnheit, für jede Kleinigkeit ein Meeting einzuberufen („Meetingitis“) ein Vorwand, um das Gespräch, das eigentlich geführt werden müsste, zu vermeiden. Überlegen Sie einen Moment und fragen Sie sich, ob Sie mit einem einfachen Telefonanruf eine Antwort auf Ihre Frage erhalten können, anstelle ein Meeting einzuberufen und Ihren Kollegen oder Mitarbeitern Zeit zu stehlen. Fragen Sie sich, ob Sie nicht durch Trägheit dazu verleitet werden, ein Meeting abzuhalten, anstelle direkt mit der betreffenden Person zu sprechen oder eine Entscheidung zu treffen.
Tatsächlich gibt es viele Dinge, die Sie tun müssen, bevor Sie die Einladung zum Meeting abschicken und die Zeit der anderen in Anspruch nehmen. Beginnen Sie beispielsweise damit, nachzudenken, wer teilnehmen sollte, und wenn Sie das Thema im Gespräch mit nur einer Person lösen können, anstelle des ganzen Büros, umso besser. Ist dies der Fall, dann verwerfen Sie die Idee mit dem Meeting und gehen Sie und sprechen mit dieser Person. Sie haben viel Zeit gewonnen und nicht die der anderen vergeudet.
Verwenden Sie Tools zur Prozessnachverfolgung
Es gibt andere Situationen, die, obwohl sie nicht dringend sind, gewöhnlich auch in unnötigen Meetings enden. Einfach nur die Nachverfolgung der Projekte, die wir auf dem Tisch liegen haben. Es gibt Tools, die es ermöglichen, Aufgaben, Informationen und Material mit anderen zu teilen, damit die Teams organisiert arbeiten. Mit diesen Tools können die Verantwortungsträger überwachen, was jeder einzelne macht oder gemacht hat, ohne dass ein Meeting nach dem anderen einberufen werden muss. Dies bedeutet nicht, dass der Leader für das Team nicht erreichbar ist, sondern dass er sich um die Produktivität seiner Organisation kümmert.
Wann glauben Sie, sind Gespräche wichtiger als Meetings?
