Während des Tages machen viele von uns eine Vielzahl von Telefonanrufen. Nicht alle davon sind produktiv. Für bestimmte Arbeiten ist das Telefon außerdem ein wesentliches Kommunikationsmittel, weshalb die Anrufe und unsere Art und Weise, sie handzuhaben, ausschlaggebend für unsere Projekte und Resultate sind. Am Ende des Monats lasten viele Telefonanrufe auf unseren Schultern. Stellen Sie sich die Zeit vor, die Sie am Ende des Jahres für Telefongespräche aufgewendet haben. Aus diesen Gründen haben wir sieben Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können, indem Sie Ihre Telefongespräche optimal nutzen. Merken Sie sie sich und Sie werden ganz einfach Ihre Produktivität steigern:
1. Denken Sie nach, bevor Sie anrufen
Nehmen Sie sich vor dem Wählen kurz Zeit und denken Sie nach. Überlegen Sie, ob ein Anruf die beste Option ist. Manchmal ist es die schnellste Art und Weise, ein Thema zu lösen, bedenken Sie aber auch, dass es für Ihren Gegenüber ein schlechter Zeitpunkt sein könnte, oder dass es nicht so dringend ist, wie es Ihnen anfangs erschien. Überlegen und bewerten Sie in diesem Fall, ob das Thema nicht auch per E-Mail oder mit einem korrekt geplanten Meeting gelöst werden kann. Verlieren Sie nicht Ihre Zeit und vergeuden sie auch nicht die der anderen mit unproduktiven Anrufen.
2. Legen Sie die Uhrzeit fest
Wie gesagt, sollten Sie berücksichtigen, dass Ihr Anruf Ihrem Gesprächspartner vielleicht ungelegen kommt. Die beste Art und Weise, weder Ihre Zeit noch die des Gesprächspartners zu vergeuden, ist, sich zu vergewissern, dass er verfügbar ist. Vereinbaren Sie einen Tag und eine Uhrzeit und halten Sie den Termin in Ihrem Terminkalender fest, damit Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen können und um den Anruf im Vorfeld planen zu können.
3. Machen Sie Notizen und die Vorbereitungen für den Anruf
Es ist immer gut zu wissen, was man mit dem geplanten Telefonanruf erreichen will. Bereiten Sie sich vor dem Abheben ein wenig vor: Notieren Sie die zentralen Punkte, die Sie sagen möchten, damit Sie sie nicht vergessen. Über das Wichtigste sollte zuerst gesprochen werden, um anschließend zu weniger wichtigen Themen überzugehen, für den Fall, dass der Anruf nicht zu Ende geführt werden kann. Notieren Sie sich auch die Themen, die „tabu“ sind, oder Daten, die Sie nicht nennen möchten, um diese während des Gesprächs nicht zu vergessen.
4. Setzen Sie sich eine Zeit
Die Zeit verfliegt und wenn wir am Telefon sind, ist man sich dessen nicht so bewusst. Um nicht mehr Zeit als nötig für einen Anruf aufzuwenden und um uns nicht in Nebensächlichkeiten zu verlieren, sollte man einfach eine Uhr zur Hand haben, um auf die Zeit zu achten. Eine weitere gute Option zugunsten der Effizienz wäre eine Stoppuhr oder ein „Countdown“, wie es in den meisten heutigen Smartphones enthalten ist.
5. Bereiten Sie Papier und Bleistift vor
Außer die zentralen Punkten zu notieren, um die es im Gespräch gehen soll, sollten Sie etwas zur Hand haben, um sich während des Gesprächs Notizen machen zu können. Wahrscheinlich werden Sie Daten, Zahlen, Termine, Namen u.ä. austauschen, die ein Normalsterblicher sich nur schwer merken kann. Vermeiden Sie es, einen zweiten, lästigen Anruf machen zu müssen, um Zweifel auszuräumen oder Daten zu bestätigen, und notieren Sie alles als Gedächtnisstütze und zur späteren Zusammenfassung des Gesprächs. Machen Sie Ihre Notizen in einem Notizblock, nicht mit dem Computer, weil das Geräusch der Tastatur Ihren Gesprächspartner ablenken und ihm einen falschen Eindruck vermitteln könnte (Interesselosigkeit, Unbeholfenheit).
6. Konzentrieren Sie sich
Bewahren Sie während des Anrufs die Konzentration und vermeiden Sie unnötige Ablenkungen. Wenn wir am Telefon sind, begehen wir häufig den Fehler, E-Mails zu lesen, durch eine Website zu blättern, und sogar auf das Handy zu schauen… Wenn Sie den Anruf korrekt vorbereitet haben, brauchen Sie keine zusätzlichen Informationen zu suchen, also „vergessen“ Sie alles andere, begeben Sie sich an einen Ort, wo Sie niemand stört, und führen Sie ein produktives Telefongespräch.
7. Denken Sie noch einmal nach!
Bitte entschuldigen Sie die Wiederholung. Damit der Anruf wirklich produktiv wird, müssen Sie Ihre Zielsetzungen sehr klar haben, ebenso den Beginn des Gesprächs, damit die Person am anderen Ende der Leitung aufgeschlossen ist. Wenn wir wissen, was wir mit dem Anruf erreichen möchten, vermeiden wir unnötige Plaudereien, die uns von unserem Ziel abbringen. Sprechen Sie nicht über das Wetter, kommen Sie auf den Punkt, seien Sie produktiv. Lesen Sie Ihre Notizen.
