Wenn wir einen Blick in unseren Terminkalender werfen, sehen wir eine Menge an geplanten Besprechungen, wahrscheinlich zu viele. Fast alle diese Treffen sind nicht nur unproduktiv, sondern auch langweilig und eine Zeitverschwendung. Um nicht von den Kosten zu sprechen, die sie für das Unternehmen bedeuten!
Wie können wir wissen, ob wir teilnehmen sollten oder nicht, wenn wir zu einer Besprechung eingeladen werden? Sind alle Besprechungen eine Zeitverschwendung? Nein! Besprechung sind notwendig und können für die Unternehmen ein nützliches und effizientes Instrument darstellen. Allerdings gibt es Situationen, die keine Besprechung erfordern. Merken Sie sich diese zehn Umstände, unter denen keine Besprechung stattfinden sollte:
1. Wenn keine Tagesordnung festgelegt wurde
Ohne eine Tagesordnung, mit der im Voraus die Ziele und zu behandelnden Themen bestimmt werden, wird man keine klaren Erkenntnisse aus der Besprechung ziehen können. Erstellen Sie die Tagesordnung im Voraus, so können Sie eine geeignete Zeiteinteilung vornehmen und sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Wenn Sie über die Tagesordnung verfügen, können Sie die Teilnehmer zur Besprechung einladen.
2. Wenn die Pünktlichkeit nicht eingehalten wird
Die oberste Regel für wirklich produktive Besprechungen ist die Zeit. Sie sollten sowohl die Teilnahme an Besprechungen vermeiden, die keinen angemessenen Zeitrahmen bestimmen und die Redezeiten nicht respektieren wie auch an Besprechungen, die nicht pünktlich beginnen. Im Interesse der Leistungsfähigkeit, verurteilen Sie die Unpünktlichkeit.
3. Ungeplante Situationen
Besprechungen müssen mit genügend Zeit einberufen werden, um den Terminkalender planen zu können und den Teilnehmer zu ermöglichen, Ihre Beiträge vorzubereiten. Lassen Sie nicht zu, dass unangekündigte Besprechungen Ihre Planungen durchkreuzen.
4. Wenn sie zuviel Zeitaufwand kosten
Bei der Vorbereitung einer Besprechung wird in der Regel auch deren Dauer bestimmt. Die meisten könnten in der Hälfte der geplanten Zeit abgehalten werden. Vermeiden Sie lange Besprechungen! Dabei können Ihnen Anwendungen wie Brilliant Meeting behilflich sein.
5. Konferenzen anstatt Besprechungen
Es ist wichtig einen Moderator zu ernennen, der für die Einhaltung der Themen und Ziele sorgt, aber eine Besprechung darf sich nicht nur um den Vortrag einer einzigen Person drehen. Eine Besprechung sollte dazu dienen, Ideen auszutauschen, zu dialogisieren und Vorschläge zu unterbreiten. Vermeiden Sie Besprechungen, an denen Sie sich nicht aktiv beteiligen können.
6. Wenn zu viele Personen teilnehmen
Besprechungen mit zu vielen Teilnehmern sind selten produktiv, da keine sinnvollen Gespräche geführt oder wichtige Entscheidungen getroffen werden können.
7. Wenn Sie das Thema nicht direkt betrifft
Wenn Sie das in der Besprechung behandelte Thema nicht betrifft, gibt es auch keinen Grund, dass Sie an der Besprechung teilnehmen sollten. Nehmen Sie nur an Besprechungen teil, in denen Ihre Mitwirkung ausschlaggebend ist.
8. Wenn Sie nicht verfügbar sind
Wir können nicht an zwei Stellen gleichzeitig sein. Streichen Sie daher die Besprechungen, die sich in Ihrem Terminkalender überlappen und Sie werden sehen, wie Ihr Stress reduziert wird.
9. Zur Essenszeit
Die Mittagspause kann und sollte für viele Dinge genutzt werden, aber sie sollte nicht zu einer weiteren Arbeitsbesprechung werden. Nutzen Sie Ihre Pause, um Energie zu tanken.
10. Während der produktiv nutzbaren Arbeitszeit oder am Ende des Arbeitstages
Vermeiden Sie Besprechungen, die sich mit Ihren produktiv nutzbaren Arbeitszeiten überschneiden, diese Zeit sollten Sie sich reservieren, um die wichtigsten Aufgaben voranzubringen. Aus dem gleichen Grund sollten Sie versuchen, keine Besprechung am Ende des Arbeitsages einzuberufen oder zu besuchen. Da die Mitarbeiter erschöpft und unaufmerksam sind, gelangt man sehr wahrscheinlich zu keiner Schlussfolgerung noch werden Entscheidungen getroffen werden.
Resümee: Häufig werden wir zu Besprechungen gebeten, aber bevor wir entscheiden, ob wir teilnehmen oder nicht, sollten wir uns fragen, ob die Besprechung wirklich produktiv für uns ist oder wir nur Zeit verlieren. Wenn wir vermeiden an unnötigen Besprechungen teilzunehmen, werden wir unsere Produktivität steigern. Welche Besprechungen könnten Sie Ihrer Meinung nach vermeiden?
