Si echamos un vistazo a nuestro calendario veremos la cantidad de reuniones que tenemos previstas, seguramente demasiadas. Casi todos estos encuentros no sólo son improductivos, sino que también son aburridos y una pérdida de tiempo. ¡Por no hablar del coste que conlleva para la compañía!
Cuando nos convocan a una reunión, ¿cómo saber si debemos asistir o no? ¿son todas una pérdida de tiempo? ¡No! Las reuniones son necesarias y pueden ser una herramienta útil y eficiente en las empresas. Lo que ocurre es que hay situaciones que no requieren una reunión. Toma nota de estas diez circunstancias en las que no debes reunirte:
1. Si no se ha establecido una agenda
Sin una agenda en la que se establezcan previamente los objetivos y temas a tratar, será casi imposible sacar algo en claro de una reunión. Define la agenda con anticipación, es imprescindible para marcar los tiempos y centrarse en los asuntos relevantes. Cuando la tengas, podrás convocar a los asistentes.
2. Si no se respeta la puntualidad
La regla número 1 para que las reuniones sean realmente productivas es el tiempo. Debes evitar asistir no sólo a aquellas reuniones que no establezcan una duración adecuada y respeten los tiempos de intervención, sino también a aquellas que comiencen tarde. Penaliza la impuntualidad en aras de la eficiencia.
3. Situaciones improvisadas
Las reuniones deben ser convocadas con tiempo suficiente para poder organizar la agenda y permitir a los asistentes preparar su intervención. No permitas que las reuniones improvisadas interrumpan tu planificación.
4. Si piden prestado demasiado tiempo
Al crear una reunión, por defecto se suele establecer una hora de duración. La gran mayoría pueden llevarse a cabo en la mitad del tiempo programado. ¡Evita las reuniones largas! Aplicaciones como Brilliant Meeting te ayudarán a conseguirlo.
5. Conferencias en lugar de reuniones
Es importante designar a un moderador que vele por el cumplimiento de temas y objetivos, pero una reunión no debe girar en torno a un discurso de una sola persona. La reunión debe servir para intercambiar ideas, dialogar y ofrecer propuestas. Evita las reuniones en las que no puedas participar activamente.
6. Si hay demasiada gente
Las reuniones con demasiados asistentes tienen pocas posibilidades de ser productivas porque no podréis mantener conversaciones significativas ni tomar decisiones importantes.
7. Si el tema no te afecta directamente
Si no estás implicado en el tema que se va a tratar en la reunión, no hay razón para que asistas. Acude sólo a aquellas en las que tu participación sea clave.
8. Si no tienes disponibilidad
No podemos estar en dos sitios a la vez, por tanto cancela aquellas que se superponen en tu calendario, verás cómo disminuye tu nivel de estrés.
9. Si es la hora de comer
La hora del almuerzo puede y debe ser aprovechada para muchas cosas, pero no tiene por qué convertirse en una reunión de trabajo más. Aprovecha tu tiempo de descanso para recargar las pilas.
10. Si estás en horario productivo o al final de la jornada
Evita las reuniones que afectan a tus horas productivas, resérvate esos momentos para sacar adelante las tareas más importantes. Por la misma razón, trata de no convocar ni participar en reuniones a última hora del día. Es probable que no se alcancen conclusiones ni se tomen decisiones porque la plantilla esté cansada y distraída.
En definitiva, hay muchas ocasiones en las que nos piden reunirnos, pero antes de decidir si asistir o no a esa reunión, debemos preguntarnos si será realmente productiva para nosotros y no nos hará perder el tiempo. Si dejamos de participar en reuniones innecesarias, estaremos mejorando nuestra productividad. ¿Qué reuniones crees tú que puedes evitar?
