En la oficina como en el teletrabajo, no siempre es fácil gestionar tu tiempo de manera eficiente. De hecho, puedes sentirte rápidamente abrumado, estresado, acumular tareas inacabadas, procrastinar o tener problemas para encontrar tiempo disponible para realizar actividades de ocio. Entonces, ¿qué se puede hacer para aprovechar el tiempo lo mejor posible?
Es muy importante saber gestionar adecuadamente tu tiempo para, entre otras cosas, tener éxito al completar tareas y conseguir mantener una vida personal, además de la laboral. Por eso, te ofrecemos 7 consejos para gestionar tu tiempo en el trabajo:
1. Aprende a redefinir sus prioridades y objetivos
Es importante saber cómo establecer tus objetivos y centrarte en aquellos que son prioritarios. Distingue lo que es importante y lo que lo es menos para hacer tus tareas diarias. Eso también se aplica a los mensajes que recibes en el correo electrónico. Si no tienes seguridad sobre cuáles son sus prioridades, pide consejo a tu coordinador de equipo, por ejemplo.
El método SMART, que existe desde 1954, también puede ser muy útil para establecer objetivos. Este acrónimo proviene, según su traducción al inglés, de: Específico, Medible, Atractivo, Realista y Temporal. Te ayudará a invertir el tiempo justo para completar el día / semana / mes y no malgastarlo.
2. Haz una lista de tareas pendientes con las cosas importantes que tienes que hacer durante el día
Antes de empezar a trabajar, haz una lista de tareas pendientes con las cosas más importantes que hacer durante el día. Esto te ayudará a visualizar con más claridad tu jornada, a organizarte mejor y a poner las cosas menos importantes en segundo plano. Estas últimas, sin embargo, no deben pasarse por alto porque, si tienes que ordenar documentos administrativos, por ejemplo, tendrás que hacerlo tarde o temprano. Por tanto, ten en cuenta estas tareas secundarias también en tu lista de tareas prioritarias a lo largo de la semana o del mes.
Escribir las tareas es muy importante porque te permite vaciar tu mente de pensamientos engorrosos y así enfocarte en lo esencial. Esta lista también puede tener forma de planificación que te permite saber todo lo que puedes lograr, dependiendo de las horas de trabajo que emplees. Recuerda ser previsor para no tener que manejar todo en el último momento. En la misma línea, también existe el modelo «Getting Things Done» del estadounidense David Allen que reúne la lista de tareas pendientes y la planificación antes citada.
3. Crea un espacio de trabajo cómodo y motivador que te ayude a trabajar de manera más eficiente
Si trabajas desde casa, dedica una habitación o mesa solo al trabajo. Cada uno puede crear su propio espacio de trabajo, tanto en la oficina como en casa, dependiendo de su personalidad. Eso sí, trata de acumular pocas cosas innecesarias en tu escritorio para no sobrecargar tu mente libre.
Recuerda tener a mano agua cerca para hidratarte regularmente, ya sea que sea en su versión caliente, con tés o infusiones, o fría.
También es útil tener un bloc de notas y un bolígrafo para escribir ideas o directamente en el equivalente de tu computadora. Considera igualmente elegir herramientas digitales que te ayuden a organizarte como Trello, Google Calendar o Asana.
4. Concéntrate en una tarea durante un tiempo limitado con el método Pomodoro
Este método de gestión del tiempo, inventado por el italiano Francesco Cirillo en los años 80, consiste en trabajar durante períodos delimitados (generalmente de 25 minutos) sin distraerse, así que idealmente sin tocar tu móvil o sin jugar con tu mascota, ya sabes. Entre esos períodos de trabajo, tienes que tomar descansos de 5 minutos antes de continuar y así durante 2 horas, por ejemplo. Resulta especialmente útil para aquellos que tienen problemas para concentrarse durante varias horas a la vez.
5. Puedes decir «no» si es necesario
Saber decir «no» no es fácil para todos, pero a veces es esencial y muy práctico. En nuestra sociedad, nos enfrentamos a todo tipo de demandas, tanto en nuestra vida profesional como personal, y es difícil responder positivamente a todas ellas. No importa si dices «sí» a algo y, al darte cuenta de que te impide completar una tarea para tu trabajo, rectificas y luego dices «no». Si explicas por qué y lo haces amablemente, tu interlocutor será, en principio, comprensivo. ¡Así que no tengas miedo!
6. Aprende a delegar
Hay momentos en los que te gustaría poder decir no al trabajo, como mencionamos antes; sin embargo, esto no es posible porque la tarea en cuestión debe llevarse a cabo a toda costa. Si te abruma, ¿cómo has de actuar? No dudes en delegar la tarea que no tienes tiempo para completar a un colega más disponible en ese momento. Y hazle saber que él o ella puede hacer lo mismo contigo si es necesario. Al delegar ahorrarás tiempo valioso y podrás dedicarte a tus prioridades.
