Las estrategias para una comunicación efectiva dependen de la adecuada comprensión de quién está hablando y por qué. Las estrategias de comunicación efectivas en el trabajo permiten comunicarse con claridad para que las diferentes partes interesadas consideren los argumentos de las otras posiciones, incluso si no están de acuerdo.
Esto es especialmente vital en la comunicación técnica, donde las estrategias efectivas de comunicación son a menudo la clave para prevenir un accidente u cualquier otro malentendido. En el mundo de los negocios, la mera falta de comunicación a menudo puede conllevar graves consecuencias.
Entonces, ¿cómo deberían los miembros del equipo minimizar la falta de comunicación y trabajar para llegar a un acuerdo?
Veamos seis estrategias efectivas de comunicación que puedes poner en práctica en tu empresa:
1. Entiende a tu audiencia antes de hablar
No importa con quién estés hablando, es crucial pensar en el conocimiento y las experiencias que la otra parte aporta a la interacción. Este es un problema importante con la comunicación interna, ya que no adaptar el mensaje a la audiencia a menudo conduce a la confusión.
Considera este ejemplo:
Una empresa necesita un nuevo software comercial. Dos personas están encargadas de realizar la compra: un vendedor, que lo usará a diario, y alguien del departamento de Tecnología, que lo instalará. Si el vendedor habla principalmente de las características de uso del software y el técnico habla sobre todo de sus especificaciones técnicas, es probable que haya malentendidos entre ellos.
Todos en un entorno empresarial aportan su propia jerga a la comunicación. La mejor manera de hacer que cualquier mensaje se escuche es adaptarlo al marco de referencia de la audiencia. Si esto no es posible, es conveniente establecer un marco de referencia e idioma compartidos. Esto ayudará a todos a trabajar hacia el mismo fin.
2. Identifica las preferencias de comunicación de otros
Con frecuencia, existen distintos canales a través de los que transmitir tu mensaje en un entorno empresarial. El teléfono, el correo electrónico y la comunicación cara a cara son probablemente los más frecuentes. En teoría, todo el mundo tiene la capacidad de usar cualquiera de ellos con la misma eficacia. Sin embargo, cada persona suele tener sus preferencias.
Los estilos de aprendizaje, horarios y estilos de comunicación difieren. Por eso, ten en cuenta las características de la persona con la que planeas comunicarte. Un gerente puede tener preferencia por el correo electrónico o por el chat cara a cara. Elegir el método de comunicación correcto hace que otros sean más receptivos a tu mensaje.
3. Define y utiliza una herramienta de comunicación interna
Se pierde una gran cantidad de información y matices en la cultura corporativa predominante hoy, centrada en las reuniones. Aunque una presentación formal puede ser efectiva, la mayoría de las comunicaciones pueden y deben ocurrir fuera de este entorno. Una de las mejores formas de gestionarlo es con una herramienta de comunicación interna.
Los software que permiten que diferentes equipos colaboren eficientemente hacen que sea más fácil para los gerentes recibir feedback. Las partes interesadas pueden alertar a sus colegas sobre oportunidades o posibles problemas. La herramienta adecuada también facilita la entrega de un mensaje claro y conciso a todos los destinatarios.
4. Piensa en términos de posición e interés
La comunicación corporativa a menudo lidia con recursos limitados. Las decisiones sobre el uso de esos recursos pueden ser acaloradas y emocionales. Esto sucede sobre todo cuando alguien en la discusión no se siente escuchado. Para reconocer la participación de otro en cualquier proceso, considera siempre en estos dos conceptos:
Posición
La «posición» en una discusión es lo que un interlocutor dice querer. Por ejemplo, dos personas pueden estar hablando de asignar un presupuesto. Cada uno quiere una parte mayor del presupuesto que el otro. Ambos pueden presentar razones convincentes que parecen centrarse en los resultados comerciales.
Intereses
Los intereses son las razones subyacentes que impulsan a alguien a tomar una posición. Por ejemplo, un cierto gerente puede sentirse con derecho a una mayor parte del presupuesto debido a la antigüedad. Otro puede preocuparse de que una parte más pequeña del presupuesto conduzca a una pérdida de estatus correspondiente.
Los intereses pueden ser muy emocionales. A menudo se derivan de juicios personales sobre los valores por los que una persona u organización debe guiarse. Teniendo esto en cuenta, los intereses no siempre son claros y las personas no son necesariamente comunicativas sobre sus verdaderos intereses. Practica siempre la escucha activa para poder reconocer las oportunidades de saber más sobre los intereses subyacentes de un compañero.
5. Considera la “distancia de poder”
La «distancia de poder» es un concepto de la antropología que define la relación de un grupo con la jerarquía. Aunque originalmente se usaba para pensar en sociedades, también puede ayudar a dar sentido a las organizaciones. Una organización con una gran distancia de poder es jerárquica y utiliza la toma de decisiones de arriba hacia abajo.
La posición y la autoridad pueden actuar como barreras para la comunicación. En las empresas jerárquicas, algunos mensajes tienen que “infiltrarse” en la cadena de mando para ser aceptados y entendidos, mientras que la comunicación clara es más viable entre pares.
Recuerda siempre cuando comuniques que la comunicación tiene lugar en un contexto más amplio. Si bien puedes debatir ciertos asuntos relacionados con la aspectos logísticos de la oficina, por ejemplo; otros temas necesitarán los beneficios de los canales oficiales. Valora detenidamente cuándo utilizar un mensaje rápido en línea o una nota formal.
6. Documentar los hallazgos y difundir el conocimiento
Lo que comunicas hoy se basa en lo comunicado anteriormente. Las personas y las circunstancias involucradas cambian con el tiempo, pero la necesidad de comunicarse sigue siendo constante. Sin un compromiso con la documentación y archivo de lo ocurrido, un equipo no tendrá memoria colectiva ni forma de saber cómo se llegó a una determinada decisión.
Los comunicadores técnicos y los gerentes de proyecto a menudo trabajan juntos para servir como guardianes del conocimiento institucional. No importa cuál sea su posición o su puesto en el equipo, es buena idea documentar las lecciones aprendidas tanto de los éxitos como de los fracasos. Estos registros brindan la oportunidad de aprovechar las ideas del pasado al presentar propuestas para futuros cambios.
No sorprende que la frase «comunicación escrita y oral» aparezca en tantas descripciones de puestos de trabajo: la comunicación es uno de los elementos esenciales de la vida como ser humano. Puede ser difícil comunicarse de manera efectiva sobre temas complejos en el trabajo, pero siempre merece la pena hacerlo lo mejor posible. El cambio positivo solo comienza y se mantiene gracias a una comunicación efectiva.
