El mundo de la educación y la formación se está moviendo hacia la capacitación online. Sus beneficios son innegables: reducen costes, ofrecen una gran flexibilidad al alumno y permiten educar a miles de personas al mismo tiempo en cualquier lugar del planeta. Además, se puede monitorizar lo que están haciendo los alumnos en cada momento y rompen con la inercia y la pasividad de los cursos presenciales.
Pero el e-learning tampoco está exento de problemas. La capacitación online viene con sus propias particularidades que pueden poner en riesgo (o limitar) el éxito de la formación. No conviene pensar que el e-learning es la panacea. Sólo conociendo los problemas a los que se han enfrentado otras empresas e instituciones podrás poner en marcha programas que puedan alcanzar todo su potencial.
Para ello, en este artículo hemos identificado los 8 grandes problemas a los que se enfrenta la capacitación online. No te preocupes: a todos ellos les hemos encontrado una solución.
Problema 1: La capacitación online es aburrida
Aunque la capacitación online está llamada a acabar con el aburrimiento de las clases presenciales, lo cierto es que esto no siempre es así. Muchos de los cursos e-learning consisten en interminables textos seguidos de una larga lista de preguntas tipo test que no consiguen motivar a los alumnos. Más que e-learning, parece que estamos haciendo e-reading.
Este tipo de cursos hacen que muchos alumnos se aburran con la capacitación online. Y esta falta de engagement y motivación es una de las principales razones que puede hacer fracasar los cursos e-learning. Los alumnos, sencillamente, no tienen interés en hacer la capacitación, no entran en la plataforma y no acaban el curso. Los MOOC (cursos online masivos y abiertos) ofrecen un buen ejemplo: sólo el 10% de los alumnos que se apuntan a un curso lo finaliza.
Solución: Encuentra capacitación online dinámica, divertida e interactiva
Para evitar el aburrimiento de los alumnos, asegúrate de encontrar cursos online que sean interactivos, dinámicos y divertidos. Si en los inicios del e-learning esto era complicado, en la actualidad se ha vuelto mucho más fácil: hay proveedores que ofrecen todo tipo de capacitación interactiva, con retos y aventuras, vídeos, storytelling, soluciones gamificadas, simuladores que garantizan la práctica o el aprendizaje con videojuegos (game-based learning).
Si quieres darle un último toque motivacional a la capacitación, crea otros incentivos. La experiencia demuestra, por ejemplo, que siempre que hay un título oficial o un certificado, los alumnos se involucran más en la capacitación. También puedes fomentar la competitividad incluyendo rankings y clasificaciones y premiando a los mejores (ya sea con una recompensa económica o de otro tipo). Todo esto incrementará el engagement de tus empleados y facilitará no sólo que finalicen los cursos, sino sobre todo que aprendan más y mejor.
Problema 2: Los alumnos tienen dificultades técnicas
Aunque pueda parecer una obviedad, los problemas técnicos son uno de los principales obstáculos de la capacitación online. En muchas ocasiones hay problemas de compatibilidad (con sistemas operativos, navegadores o smartphones), los cursos se quedan atascados o el alumno no sabe por dónde continuar. Todo esto añade frustración y resta motivación a los empleados, que verán su experiencia de aprendizaje interrumpida y probablemente abandonarán la capacitación.
Solución: Ofrece cursos multidispositivo y atención personalizada
Ante este reto, apuesta por la sencillez. Selecciona aquellos cursos online que requieran de poca memoria interna, poca velocidad de internet y un script sólido y sencillo. Da prioridad a aquellos cursos que no necesiten descargarse ningún programa o imprimir documentos. Cuando realices tú antes la capacitación, fíjate en la calidad del sonido (una de las cuestiones que se suelen descuidar) y asegúrate de probar el curso en varios smartphones, navegadores y sistemas operativos.
Por otro lado, selecciona aquellas capacitaciones online que cuenten con una página de ayuda sencilla y completa, con una sección detallada de preguntas frecuentes (FAQ) y un excelente servicio de atención a los alumnos. Si el curso online cuenta con un chat, una dirección de email o un fórum donde resolver cualquier problema técnico, te asegurarás de que la tecnología no es un problema y no se interpone en el proceso de aprendizaje.
Problema 3: Los alumnos no saben que tu curso existe
Sucede con mucha frecuencia: has estado preparando una capacitación online durante meses, has escogido al mejor proveedor, sabes que el curso es imprescindible para tus empleados… pero nadie en tu organización se ha enterado de su existencia. Los alumnos tienen a su disposición centenares o miles de cursos y a menudo están abrumados por la carga de trabajo y la rutina diaria. El resultado es que nadie conoce en qué consiste la capacitación y por lo tanto nadie la realiza.
Solución: Lanza una campaña de comunicación
Si quieres que tus alumnos te hagan realmente caso, plantéate el lanzamiento de cualquier plan de capacitación como si fuera un estreno de Hollywood. Haz una presentación en el auditorio más grande la compañía (¿puedes ponerles un tráiler o avance del curso online? ¿puede hablar el director general de la empresa?), crea expectación a través de una cadena de emails o coloca grandes carteles en la oficina (al estilo de “Se busca” o “Estreno”, por ejemplo). Todo esto comenzará a generar interés entre los alumnos y conseguirás crear expectación antes incluso de haber lanzado la capacitación. Asegúrate de explicar por qué esta capacitación es importante para ellos y cómo les va a ayudar a ser mejores profesionales y mejores personas.
Al mismo tiempo, asegúrate de informar a tus superiores y a todos los responsables de cada departamento. Según la experiencia de distintas organizaciones, los cursos online funcionan mucho mejor cuando se consigue involucrar al personal más sénior de la compañía. Ellos no sólo podrán darles tiempo libre a los miembros de su equipo para que hagan la capacitación, sino que al mismo tiempo predicarán con el ejemplo y servirán para impulsar hacia abajo la realización de los cursos.
Problema 4: Los alumnos no tienen tiempo para la capacitación online
El formato e-learning ofrece una enorme flexibilidad a los alumnos: pueden hacer los cursos cuándo y dónde quieran, a su propio ritmo y sin ningún tipo de limitaciones físicas. Sin embargo, el problema es que esa gran flexibilidad a menudo se traduce en inacción. El tiempo pasa y pasa, a la espera de que el alumno entre en la capacitación y complete el curso. Tienen tanta flexibilidad y tanto tiempo… que al final nunca encuentran un hueco para hacerlo.
Solución: Pon un límite de tiempo y envía recordatorios
Para solucionar este problema, en primer lugar asegúrate de que los cursos están divididos en varias partes y que cuentan con lecciones breves que pueden realizarse en poco tiempo. Si el alumno se encuentra con bloques pedagógicos muy grandes, es probable que nunca encuentre tiempo para ellos. Divide los cursos y vencerás.
Por otro lado, no tengas miedo en poner un límite de tiempo. El hecho de que una formación sea online no significa que no se puedan poner deadlines. Establece un calendario sencillo y claro sobre cuándo se debe finalizar cada una de las partes de las que se compone la capacitación online. Además, envía recordatorios a los alumnos para indicarles que se les está acabando el tiempo y animarles a completar el curso.
Problema 5: Los alumnos necesitan hablar con personas
Los cursos online tienen muchas ventajas, pero también es necesario reconocer sus limitaciones. Los alumnos a veces pueden frustrarse por la falta de trato humano, la ausencia de un profesor o la imposibilidad de debatir con sus compañeros de clase. En ocasiones, ese mundo online, por muy rico que sea, se le puede quedar pequeño al alumno, necesitado de un espacio físico donde pueda resolver sus dudas de forma directa o practicar con herramientas físicas.
Solución: Atención personalizada, fórums y redes sociales
Ante este problema, una de las soluciones pasa por potenciar todas las interacciones personales dentro del mundo online. Puedes organizar webinars, trabajos en grupo o fórums en los que todos los integrantes de la capacitación puedan debatir y resolver sus dudas. Es fundamental que los alumnos tengan un profesor de referencia con el que puedan contactar (por ejemplo, con tutorías a través de Skype). También se puede potenciar el uso de redes sociales durante la capacitación, añadiendo otra capa de interacción social y humanización al proceso pedagógico.
Otra solución es combinar los cursos online con algún tipo de clase presencial. Está demostrado que este tipo de formación mixta (conocida como blended learning) sirve para reforzar lo aprendido y potenciar el valor pedagógico de la capacitación. Para ello, ya sea antes, durante o después del curso, puedes organizar debates entre los alumnos o sesiones presenciales con el profesor. De esta forma estarás uniendo el mundo offline con el mundo online, acabando con una de las limitaciones más evidentes del e-learning.
Problema 6: Los alumnos no pueden practicar
La ciencia ha demostrado que la mejor forma de aprender es practicando (el famoso learning by doing). Sólo a través de la práctica directa, de las cosas que hacemos y experimentamos (experiential learning), somos capaces de interiorizar y recordar los contenidos y habilidades que aprendemos. Sin embargo, muchos cursos online se olvidan de esta parte y se centran únicamente en contenidos teóricos y lecturas eternas. El resultado es que los alumnos no pueden practicar y el proceso de aprendizaje no alcanza su máximo potencial.
Solución: Utiliza cursos útiles y prácticos que tengan simuladores
Para que tus alumnos puedan practicar, uno de los requisitos imprescindibles es que los cursos sean útiles y prácticos. Los empleados deben sentir (incluso de forma egoísta) que la capacitación les va a servir en su día a día y les va ayudar a ser mejores profesionales (o mejores personas). Si los cursos e-learning cumplen este criterio, los alumnos podrán practicar en el mundo físico todo lo que han aprendido.
Además de eso, para garantizar la práctica en tu capacitación online debes utilizar simuladores. Éstos se han utilizado durante décadas (por ejemplo, para los pilotos de avión o los cirujanos) para recrear situaciones reales y permitir la práctica directa y la experimentación en un entorno seguro y controlado. Si incorporas simuladores a tu capacitación conseguirás solucionar el problema y asegurarte de que tus alumnos ponen en práctica sus nuevos conocimientos y habilidades.
Problema 7: La calidad de los cursos es mediocre
Los alumnos están motivados, el contenido del curso suena interesante, se ha hecho una campaña de comunicación para que todo el mundo esté al corriente… pero resulta que la calidad de los contenidos no está a la altura. En el actual mundo de la sobreinformación, con miles de cursos online gratuitos y plataformas tan poderosas como Wikipedia, Youtube o Google, es imprescindible que el contenido de los cursos sea excelente y esté al máximo nivel. Muchos alumnos acaban sin embargo frustrados al descubrir que pueden aprender más por su cuenta que en los sencillos y mediocres cursos que les ofrece su empresa o institución.
Solución: ofrece solo lo mejor de lo mejor
El mundo ha cambiado mucho en los últimos años y tienes que darte cuenta de que tu trabajo también. Como responsable de capacitación, una de tus misiones más importantes es ahora encontrar, seleccionar y jerarquizar los mejores cursos. Recuerda: tienes que ser capaz de superar a Google. Así que selecciona solo lo mejor de lo mejor.
Problema 8: El curso online no impacta en tu organización
En ocasiones, la capacitación e-learning ha conseguido superar todos los problemas anteriores. Los alumnos han entrado en el curso, no han tenido problemas técnicos, lo han completado en el tiempo previsto y han podido practicar lo aprendido. Pero, ¿cuál ha sido el impacto en tu organización? ¿Has conseguido mejorar el capital humano de tu empresa? ¿Qué resultados puedes mostrar a tus superiores? Muchos proyectos e-learning fracasan por el sencillo motivo de que no han conseguido impactar en el conjunto de la organización.
Solución: Alinea los cursos online con los objetivos de tu organización (¡y mide!)
La mejor forma de solucionar este problema es planificando antes de lanzar la capacitación. Debes tener claro cuáles son tus objetivos pedagógicos y por qué quieres que tus alumnos realicen en particular ese curso online. Lo más importante es que la capacitación esté alineada con los intereses de tu empresa o institución. Debes seleccionar aquellos materiales que efectivamente vayan a contribuir a los objetivos generales (ya estemos hablando de mayores ventas en una empresa, mayor sensibilidad en la plantilla hacia un tema o una mejor gestión de la atención al cliente).
Además, asegúrate de medir los resultados de la capacitación. Establece unos indicadores antes de lanzar el proyecto y vuelve a medirlos una vez que el curso haya acabado. De esta forma podrás saber el impacto que la capacitación ha tenido en tu organización. Si no lo mides, ¿cómo vas a juzgar si ha sido un éxito o un fracaso? Esas cifras te permitirán analizar lo que ha funcionado y lo que no, mientras te sirven también para justificar la inversión ante tus superiores.
