Las reuniones tienen una mala reputación en los negocios de hoy día por una sencilla razón: la mayoría son reuniones ineficaces que sólo sirven para perder el tiempo. Se calcula que un empleado medio desperdicia más de 30 horas al mes en reuniones improductivas, cuyo coste global superaría los 800.000 millones de euros al año. La mayoría de estas reuniones son aburridas y carecen de estructura que favorezca la toma de decisiones. Pero esto no tiene por qué ser así. Las reuniones son necesarias y pueden ser una herramienta estimulante, útil y productiva para las empresas.
Marissa Mayer, actual presidenta y CEO de Yahoo, convoca un promedio de 70 reuniones semanales. Estructurar estos encuentros y utilizar en ellos las nuevas tecnologías es vital para aprovechar el tiempo y sacar lo mejor de cada reunión. Estas son las tres claves de Mayer para tener reuniones eficaces:
1. Definir la agenda con anticipación
Mayer establece con anticipación una agenda para las reuniones. En ella esboza lo que los participantes querrán discutir y el tiempo asignado para exponer los temas. Esta agenda goza de cierta flexibilidad, pero en términos generales se trata de utilizarla como herramienta para obligar a las personas a pensar en lo que quieren sacar en claro de la reunión. Es una manera de centrarse en lo que se quiere conseguir y la forma más eficaz de lograr el objetivo.
Este consejo de Mayer es precisamente una funcionalidad esencial que recoge la aplicación Brilliant Meeting, que insiste en la definición de una agenda previa que guíe los objetivos y temas a tratar. Antes de cada reunión, el responsable puede editar los tiempos que designa a cada participante, establecer el orden de intervención (favoreciendo así la priorización de los puntos más urgentes y relevantes), enviar convocatorias, etc.
2. Asignar a alguien que tome notas
No hace falta ser un gigante como Yahoo para utilizar material audiovisual en las reuniones. La mayoría de las empresas usan presentaciones en pantallas y proyectores para capturar mejor las ideas. Para que éstas no caigan en saco roto, la mejor manera es facilitar la toma de notas para poder revisarlas posteriormente y saber qué acciones hay que llevar a cabo para ponerse manos a la obra. Si previamente asignamos a alguien para que tome notas, haremos mucho más productivas nuestras reuniones.
En el caso de Brilliant Meeting, cada participante puede añadir notas, tareas, archivos adjuntos y comentarios que agilicen el proceso y faciliten posteriormente la toma de decisiones.
3. El tiempo es oro
Marissa Mayer conoce la importancia de “cronometrar” las reuniones para estructurar y organizar mejor los temas. Un temporizador ejerce una presión sutil sobre la reunión de tal manera que se facilita el cálculo sobre el tiempo empleado y el restante para cada participante. Es más fácil finalizar las reuniones a tiempo cuando se tiene un control sobre la duración.
Medir el tiempo es otro de los aspectos primordiales de Brilliant Meeting. Esta aplicación gamificada cuenta con un cronómetro y una cuenta atrás y, transcurrido el tiempo previamente fijado por el responsable, saltará una alarma. Esto, además de calcular el tiempo y el coste de la reunión, convierte en un recordatorio amistoso el final de cada intervención, y evita la incómoda tarea de cortar al participante (él mismo lo verá en la pantalla). Cada usuario que cumpla con los horarios y la planificación irá obteniendo puntos y superando niveles hasta convertirse en el “gurú” de las reuniones de la empresa.
Además de todas estas sugerencias para manejar reuniones de forma eficaz, Brilliant Meeting, desarrollada por Gamelearn, proporciona feedback y mide el rendimiento de los participantes, genera y envía automáticamente las actas al término de la reunión y ofrece recomendaciones para ahorrar costes y tiempo en la organización.
Con motivo del lanzamiento al mercado de Brilliant Meeting puedes conseguir la app gratis durante un mes. Aprovecha la oportunidad de probar la herramienta y dinos cómo has logrado mejorar la productividad de tus reuniones. ¡Esperamos tus comentarios!
