Si gestionas una empresa, has de reflexionar sobre tus principios de gobierno corporativo y cumplir con la normativa vigente, un asunto que en inglés se resume en dos palabras: corporate compliance. Además, tu empresa puede estar sujeta a reglas especiales si tienes un contrato con el gobierno o trabajas en un sector determinado.
A continuación, te indicamos algunos consejos que te ayudarán a crear un mejor plan de gobierno corporativo. Además, te ofrecemos algunas pistas sobre cómo administrar el riesgo y contratar al personal adecuado para delegar esas tarea.
¿Cómo se crea una definición de cumplimiento o compliance en el trabajo?
Tal como recuerda la escuela de negocios ESIC, “el compliance tiene, en general, una larga tradición en empresas de cultura de corte anglosajón”. En España, empezó hace algunos años, principalmente en dos sectores muy regulados como el financiero y el farmacéutico.
Fue con la entrada en vigor de la Ley Orgánica 5/2010 de la Reforma del Código Penal, que introdujo en España la responsabilidad penal de la persona jurídica, cuando se ha dirigido la atención al cumplimiento y a la gestión del riesgo en las empresas.
El cumplimiento normativo o compliance por parte de las personas jurídicas va unido al ya citado gobierno corporativo, que, de nuevo en España, es una materia que se aborda desde “códigos e informes comprensivos de recomendaciones”, pasando a ser parte integrante del ordenamiento jurídico.
¿Qué pasa con el “gobierno de los datos”?
La gestión de los datos es una de las áreas más importantes del cumplimiento o compliance corporativo desde que entramos en la era digital. En Europa, las normativas nacionales, como ocurre con la Ley orgánica de protección de datos y garantía de derechos digitales en España, se adaptan al Reglamento General de Protección de Datos europeo.
En otras regiones también existen marcos normativos similares para proteger la privacidad de los datos, especialmente en transacciones de comercio electrónico. Con ese fin existe, por ejemplo, el PCI (estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago).
¿Cómo es un marco de cumplimiento y gobierno corporativo?
Este marco debería cubrir todos los elementos que enumerados a continuación. Hay que crear una cultura de empresa que responda a las normas y regulaciones locales, además de una cadena de mando fácil de seguir.
El marco de gobierno corporativo debe:
- Ayudar a realizar una evaluación de riesgos para cada parte de tu negocio.
- Crear políticas para toda la empresa.
- Crear descripciones de puestos de trabajo.
- Construir una cadena de mando.
- Crear un plan de contratación.
- Capacitar a los empleados.
- Evaluar a los empleados.
- Auditar cada división de negocio.
- Informar sobre las violaciones de cumplimiento.
- Investigar dichas violaciones de la norma.
- Documentar todo lo que hace el negocio.
Si utilizas esta lista para crear su programa de gobierno corporativo, en definitiva estás protegiendo a tu empresa de potenciales multas o de verse envuelta en procesos legales innecesarios.
1. Realiza una evaluación de riesgos
Tu empresa debe llevar a cabo una evaluación de riesgos que determine sus puntos vulnerables y peligros para todo el personal en el desempeño de sus puestos de trabajo. Puede que encuentres varios aspectos que deben cambiar. En tal caso, deberás comunicar los cambios en la política de la compañía.
2. Crear las políticas de la empresa
Cualquier empresa debe contar con una política para todo lo que hace. Los empleados tienen políticas que rigen cómo se registran para trabajar o cuántos días de vacaciones pueden disfrutar. Sus gerentes deben seguir las políticas con respecto a la conducta de los empleados, y el equipo directivo necesita políticas que determinen cómo administrar todos los datos que están involucrados en la actividad de su negocio.
Una vez realizadas las adaptaciones para el personal, se necesita una política que fije también cómo reparar o mejorar las instalaciones. Se pueden publicar todas estas políticas de la empresa en una comunicación periódica o en un manual para todos los miembros de la empresa. También se puede optar por crear un video o un plan formativo que explique todas las políticas. Los empleados, de hecho, tendrán que firmar su acuerdo con ellas.
3. Definir puestos de trabajo
El plan de gobierno que crees para tu negocio debe incluir descripciones de puestos para todo tu personal. Estas ayudan a hacerles responsables del cumplimiento de las tareas y responsabilidades que se esperan de ellos, a la vez que sus gerentes conocen mejor las labores que desempeñan.
De esta forma, además, cuando los empleados abandonen la empresa, será posible saber qué puestos han quedado vacantes y habrá que ocuparlos porque el plan de gobierno corporativo evidencia que cada uno de esos trabajos han de completarse. Una compañía que comienza a acumular responsabilidad sobre un solo empleado violará sus propias políticas, a no ser que utilice la descripción para mostrar que una persona está haciendo más de un trabajo y justifique así el aumento de su sueldo.
4. Crear un organigrama
La cadena de mando dentro de tu empresa establece que los empleados reportan a un gerente y este a un superior, mientras que los ejecutivos reportan al director o CEO. Si no se plantea un organigrama que jerarquice las responsabilidades y toma de decisiones, pueden darse problemas derivados de la falta de una adecuada supervisión.
En este sentido, es recomendable que los mandos intermedios no mantuvieran reuniones con funcionarios gubernamentales sobre el cumplimiento normativo o compliance. Por ejemplo, si uno de esos mandos es acusado de acoso sexual, debe haber una cadena de mando que lo gestione y tramite, por encima del gerente en cuestión. La cadena de mando suele estar presidida por el CEO, pero además, se puede agregar a la junta directiva para supervisar al CEO y a los ejecutivos.
Si se incumple el flujo señalado por la cadena de mando, la política de la compañía puede establecer cómo se penalizará al autor del incumplimiento. También debería incluir la descripción de cómo se puede ascender a puestos ejecutivos tras un deceso, una jubilación repentina o cualquier otra emergencia.
5. Contrata adecuadamente a tus empleados
Intenta examinar y entrevistar a los empleados apropiadamente. El plan de gobierno corporativo tiene varios propósitos en este sentido:
- Establecer un proceso de entrevistas que no discrimine a nadie. Por ejemplo, los gerentes no deberían presentar a amigos o familiares sin primero publicar el puesto.
- Asegurar que cada empleado es examinado, en lo que a verificación de antecedentes se refiere.
- Requerir exámenes específicos para ciertos puestos, por ejemplo, de drogas.
- Contar con referencias para cualquier puesto.
- Enumerar una lista de comportamientos no aceptados.
- Establecer definiciones claras de los roles, para que los gerentes no tengan dudas durante las entrevistas.
6. Forma a tu personal
Tus empleados han de estar capacitados adecuadamente para hacer su trabajo como se describe en el plan de gobierno corporativo. Por eso, tendrás que facilitarles el acceso a los cursos de certificación necesarios. Puede haber requisitos de educación continua para las personas que trabajan en proyectos gubernamentales o es posible que haya que pagar la educación continua si contrata personal certificado. Los educadores, terapeutas, mecánicos y expertos en tecnología son solo algunas de las personas que necesitan mantener su certificación actualizada.
Si tu empresa no costea esta educación continua, el plan de gobierno corporativo ha de indicar claramente que los empleados serán responsables de los costes de mantenimiento de su propia certificación. A veces, se puede pagar una parte de la dicha certificación.
7. Evalúa al personal
Debería evaluarse anualmente a todos los miembros de una compañía. El proceso de evaluación puede llevarse a cabo manualmente o utilizando un software adecuado. Los empleados deben conocer el programa de evaluación que utiliza la empresa. Posteriormente, los gerentes deberían ofrecer informes de progreso a todos los miembros sus equipos, otorgando incentivos a final del año si han cumplido con todos ellos.
Crea una política de empresa que indique claramente cómo se pagarán esas bonificaciones o también cuántas o qué tipo de evaluaciones negativas se necesitan para despedir a un empleado. Debería mencionarse cualquier problema legal que requiera la terminación de un empleado y cómo se renueva o rescinde a los empleados cuando expiran sus contratos.
Si no evalúas a su personal, es imposible que este progrese y, sin crecimiento, no puede promocionar. El buen gobierno corporativo permitirá que los empleados crezcan mientras se les brinda orientación estructurada de un gerente que supervise su trabajo.
8. Asegura la auditoría de la empresa
Tu plan de gobierno debe explicar cómo se audita cada división de la empresa. Las auditorías aseguran que el dinero se administra correctamente, los datos se gestionan correctamente y se cumple con las regulaciones gubernamentales. Puedes identificar problemas durante la auditoría y deberán resolverse lo antes posible. Por ejemplo, te puedes dar cuenta de que los proveedores están cobrando demasiado, algunos empleados están escribiendo informes de gastos para artículos que no existen o existen vacíos en la seguridad de los datos… La casuística es inmensa, por eso hay que auditar periódicamente, de modo que los incumplimientos se solucionen con la máxima velocidad.
Se puede designar un responsable interno para completar la auditoría o se puede optar una empresa externa. Una tercera opción es que los gerentes de diferentes divisiones se auditen entre sí. En cualquier caso, el objetivo es completar al menos una auditoría anual, o trimestral, si es posible. El plan de gobierno de tu empresa establece lo que debe incluir cada informe de auditoría y puede determinar cómo resolver cualquier problema que se encuentre.
9. Investiga posibles violaciones
El plan de gobierno corporativo debería explicar quién dirigirá este tipo de investigaciones y establecerá una política que explique cuándo habría que contratar a un asesor externo para obtener ayuda extra. Se establecerá un protocolo de investigación que habrá que seguir al pie de la letra, además de recoger el uso de determinadas herramientas de investigación cuando sea necesario.
10. Informe de infracciones
El plan de gobierno corporativo ha de recoger también cómo denunciar y castigar las violaciones del mismo, en consonancia con el protocolo antes mencionado.
11. Documenta lo que hace tu empresa
Finalmente, el plan de gobierno corporativo tendría que documentar todo lo que hace la empresa. Debe ser capaz de demostrar que tu empresa contrata a personas de cierta manera, gestiona los datos correctamente y sigue cumpliendo la normativa vigente. Con ello se puede argumentar fácilmente ante cualquier acusación falsa.
El plan de gobierno guiará todas las acciones de la empresa, pero por supuesto, una vez definido, no olvides reunir a la junta directiva para acordar cambios si es necesario. El objetivo es que todas las personas que lideran estén alineadas.
