El día a día en cualquier oficina está lleno de imprevistos y temas urgentes que surgen sin previo aviso y demandan nuestra acción de forma inmediata. La reacción de muchos de nosotros es programar una reunión de urgencia para abordar el tema. Te contamos por qué esa no es la mejor solución.
Evita las reuniones improvisadas
En primer lugar, las reuniones improvisadas no son buenas para tu organización. Para que una reunión sea realmente productiva debe ser programada con antelación para permitir a los asistentes preparar su intervención y, lo que es más importante, establecer una agenda con los objetivos y temas a tratar. Las reuniones improvisadas, por muy urgentes que parezcan, interrumpen la planificación de los empleados y no están enfocadas a la toma de decisiones.
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Localiza a quien pueda ayudarte
Si ha surgido algo urgente, lo más importante es tomar una decisión al respecto. Entonces, ¿cómo actuar? Lo primero que debes hacer si un problema requiere tu atención, es localizar a la persona adecuada para hacer frente al asunto. Búscala y habla con él o ella, infórmale de lo que ocurre. Una reunión de último minuto sólo retrasará la adopción de medidas y la toma de decisiones. En otras palabras, convocar una reunión de urgencia sólo sirve para postponer la solución al problema.
Una llamada antes de reunirse
Con frecuencia, la “reunionitis” es la excusa para distraerse de la verdadera conversación que debe tener lugar. Reflexiona por un momento y pregúntate si puedes obtener la respuesta a tu pregunta con una sencilla llamada de teléfono en lugar de convocar una reunión y robar tiempo a los compañeros o empleados. Pregúntate si no es la pereza lo que te mueve a querer reunirte, en lugar de hablar directamente con la persona o tomar una decisión.
En efecto, hay muchas cosas que debes hacer antes de enviar una convocatoria de reunión y pedir prestado el tiempo de los demás. Por ejemplo, empieza por pensar quién debería asistir, y si puedes solucionarlo hablándolo con una sola persona en lugar de media oficina, tanto mejor. Si así es, desecha la idea de la reunión y ve a hablar con esa persona. Habrás ganado mucho tiempo y no habrás hecho perderlo a los demás.
Utiliza herramientas para el seguimiento de los procesos
Hay otras situaciones que, aunque no sean urgentes, también suelen desembocar en reuniones innecesarias. Simplemente el seguimiento de los proyectos que tenemos encima de la mesa. Existen herramientas que permiten la puesta en común de tareas, información y material para que los equipos trabajen organizados. A través de estas herramientas los responsables pueden ir supervisando qué está haciendo o qué ha hecho cada uno, sin necesidad de convocar una reunión tras otra. Eso no significa que el líder esté inaccesible al equipo, sino que se preocupa por la productividad de su organización.
¿En qué ocasiones crees tu que las conversaciones importan más que las reuniones?
