Gestionar tus reuniones de equipo de una manera efectiva es posible. Durante sus años al frente de la multinacional Apple, Steve Jobs asistió a miles de ellas. El célebre magnate consiguió que la gran mayoría de estas reuniones de equipo fueran productivas, a diferencia de otras muchas empresas que terminan por perder millones de dólares al año por la “reunionitis”. Aprender a gestionar tus reuniones de equipo como hacía Jobs está a tu alcance:
¿Reuniones multitudinarias? No, gracias
Para Steve Jobs, la máxima de una reunión eficaz es que no sea multitudinaria. A las reuniones del magnate californiano acudían sólo las personas directamente implicadas cuya presencia fuera realmente necesaria.
La simplicidad ha sido la fuerza impulsora de Apple y así lo refleja Ken Segall en su libro “Increíblemente Simple”, en el que relata la devoción de Jobs por la sencillez.
En una ocasión, Segall cuenta cómo Steve Jobs detectó a una persona que estaba presente en una de sus reuniones semanales, a punto de comenzar. Le preguntó quién era y ella le respondió que asistía a la reunión por formar parte de un proyecto de marketing relacionado. Jobs, sin reparos, le pidió que abandonara la reunión. “No creo que te necesitemos”, zanjó.
El único crimen de esta persona, imperdonable para Jobs, era que probablemente no tuviera nada que aportar a la reunión de equipo.
No fue la primera vez que Steve Jobs aplicaría esa filosofía. También declinó una invitación a una “reunión” de expertos en tecnología convocada por el mismísimo presidente Barack Obama. Jobs no acudió por considerar que asistía más gente de la necesaria.
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Un responsable para cada asunto de la reunión
Otra de las preocupaciones de Steve Jobs durante la celebración de reuniones de equipo era designar a una persona encargada de cada punto de la agenda. No es un aspecto que debamos dejar caer en saco roto, si tenemos en cuenta que Apple logró convertirse en una de las compañías más valiosas del mundo.
Internamente estos responsables eran conocidos como DRI (Individuos Directamente Responsables, en sus siglas en inglés). Todo aquél que asistiera a las reuniones y echara un vistazo a la agenda podía conocer quién era el DRI asignado para cada tema o asunto, de tal manera que la coordinación entre unos y otros se convertía en una tarea más fácil gracias a esta práctica productiva.
Indica el orden del día
Para que una reunión fuera realmente productiva para su equipo, Steve Jobs fijó como norma obligada establecer el orden del día al comienzo de cada reunión.
Puede parecer una exigencia de sentido común, sin embargo, son muchas las organizaciones que convocan a sus miembros a las salas sin señalar o comunicar previamente los asuntos a tratar. Esto se traduce a la postre en una reunión improductiva que probablemente haya durado más de lo necesario y haya servido para menos de lo previsto.
Fomenta la participación de todos los asistentes
Si a Steve Jobs le preocupaba que asistieran a las reuniones sólo las personas que tuvieran algo que aportar, lo menos que pedía era que realmente aportaran algo. Fomentar la participación de todos los participantes era para Jobs garantía de una reunión productiva. La mejor manera de hacerlo era procurando la comunicación y el debate.
Asegúrate que efectivamente los asistentes son los adecuados para poder contribuir con ideas y propuestas a tu empresa.
Concluir la reunión de equipo con la definición de los próximos pasos
El magnate de la firma de la manzana se esforzaba porque, al término de las reuniones de equipo, se indicaran cuáles eran los próximos pasos. Una cuestión básica en cualquier programa de productividad es saber qué es lo siguiente que hay que hacer, como una especie de “to-do list”
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Las reuniones son una herramienta fundamental para la gestión eficaz de equipos, por lo que definir las tareas inmediatas que hay que poner en marcha es pieza clave en el manual de cualquier organización.
El final de las presentaciones de Power Point
Si algo aborrecía Steve Jobs durante las reuniones eran las presentaciones a base de diapositivas de Power Point. Lo que el CEO de Apple exigía eran reuniones frescas en las que los participantes participaran activamente y no se escondieran tras presentaciones formales y aburridas.
A lo largo del día, Jobs probablemente acudiera a unas cuantas reuniones. Si no quería desaprovecharlas, estos momentos deberían servir para pensar y debatir, y no para perder el tiempo. “Las personas que saben de lo que están hablando no necesitan Power Point”, le dijo a su biógrafo Walter Isaacson.
En resumen, nadie va a venir a explicarnos cómo manejar una reunión de equipo, ni veremos signos en las paredes que nos indiquen quiénes deberían o no asistir a una reunión. Averiguarlo es la verdadera función del líder, el desafío diario al que hacer frente en sus negocios.
Si dejas que el sentido común y la simplicidad de Steve Jobs guíen tus decisiones, lograrás convertir tus reuniones de equipo en una herramienta realmente productiva. Limita el tamaño de tus equipos, reduce la duración de tus reuniones, define los siguientes pasos y podrás reaccionar mejor ante las urgencias o los imprevistos.
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