El e-learning permite a los gerentes ahorrar tiempo y recursos en la capacitación tradicional de los empleados y ayuda a garantizar que los empleados sigan cumpliendo sus objetivos formativos y profesionales, con cursos a los que pueden acceder a través de Internet en cualquier momento y en cualquier lugar.
Por otro lado, algunos mánager ya tienen plataformas online y solo buscan cambiar o actualizar su actual software de gestión de aprendizaje, o LMS, por otro nuevo, con el fin de obtener mejores resultados.
Cualquiera que sea el caso, una vez que se toma la importante decisión de utilizar e-learning, los responsables de la formación deben decidir cuál es la forma más efectiva de implementarlo. Eso supone encontrar el soporte adecuado para ayudar con la planificación y ejecución adecuadas. De lo contrario, todos los esfuerzos creativos y de tiempo dedicados al desarrollo del nuevo software de aprendizaje online probablemente caerán en saco roto.
Para evitar eso, puedes tener en cuenta los siguientes consejos de cara a garantizar que la implementación de LMS es tan beneficiosa y efectiva como te gustaría.
Promociona el nuevo LMS
Si aún no has comenzado a publicitar el nuevo sistema de aprendizaje online, empieza cuanto antes para asegurarte de que sea bien recibido por sus destinatarios.
Determina cómo la nueva plataforma ayudará a los empleados y promueve después los beneficios para ayudarles a interesarse en la experiencia de aprendizaje. Considera por qué van a necesitar los cursos y determina dónde lo encontrarán; luego, podrás utilizar esa información como parte de la promoción.
Al promocionar el curso internamente, ayudarás a garantizar que sea una formación centrada en los usuarios, lo que ayudará a involucrarlos y a aumentar la expectativa por el curso. De hecho, la promoción debe incluirse en tu plan de desarrollo. Asegúrate de atraer a tu audiencia durante las primeras etapas.
Foto de Startup Stock Photos, en Pexels
Implementa el nuevo sistema
Una vez seleccionado un sistema LMS, el siguiente paso es determinar cómo lo implementará. De hecho, la implementación exitosa de este dependerá de una planificación cuidadosa, que incluye:
1. Comienza con una meta
Antes de comenzar, es útil establecer objetivos para el proceso de implementación, lo que ayudará a reunir el equipo adecuado para supervisar y llevar a cabo el proceso.
Un cronograma te ayudará a cumplir estas metas establecidas. De este modo, también podrás distinguir los objetivos más importantes de los menos relevantes y será más fácil no perder perspectiva para continuar por el camino correcto.
2. Reúne al equipo adecuado
Esta es la parte divertida, ya que permite a los gerentes seleccionar un equipo que realmente hará fructificar el plan. De hecho, dado que el proceso de implementación del LMS implica diferentes tareas, deberá seleccionar personal de varios departamentos dentro de su empresa.
Al hacerlo, los responsables del proyecto podrán mostrar su orgullo y confianza por los miembros de su empresa, lo que seguramente ayudará a impulsar su autoestima y confianza. En algunos casos, también puede requerir contratar a colaboradores externos.
Sin embargo, para garantizar que la implementación del LMS es lo más eficiente posible, se recomienda seleccionar solo a los miembros necesarios para llevar a cabo tu visión del proyecto.
3. Selecciona a los componentes del equipo
Al reunir a tu equipo, considera a los miembros que mejor se adaptan a cada rol.
Primero, designa un líder de equipo que dirija el proyecto de principio a fin. Esta es también la persona que trabajará estrechamente con el proveedor de LMS para resolver cualquier problema con el programa.
El equipo también requerirá un gerente de proyecto para garantizar que se cumplen los principales desarrollos en el proceso de implementación de acuerdo con los plazos.
Mientras tanto, también se requerirá un especialista en e-learning para garantizar la adaptación sin problemas al nuevo software y a las herramientas online.
También será necesario contar con un experto en tecnologías de la información por su experiencia técnica, necesaria para gestionar la incorporación del nuevo software con los otros sistemas de su organización.
Por último, un director de Aprendizaje y Desarrollo (L&D, de acuerdo a sus siglas en inglés) puede ayudar a supervisar el programa de aprendizaje y desarrollo para garantizar que el LMS está sincronizado con los objetivos de la organización, incluida la certificación, la forma en que se configura el curso y los informes de los usuarios.
4. Determina un roadmap para el lanzamiento
Después de haber reunido un equipo competente, determina el tiempo en el que deseas que el LMS se ponga en marcha y asegúrate de que los tiempos estimados para cumplir con cada cambio significativo sean realistas, de modo que se eviten bloqueos en el proceso y el retraso consecuente de la fecha de implementación real.
Para ayudar con la planificación del tiempo, primero, considera si el LMS está basado en una tecnología en la nube o está alojado en un servidor local, lo que generalmente es más difícil de llevar a cabo. Si tienes una gran cantidad de programas de software y cuentas de usuario que deben transferirse e integrarse en el nuevo LMS, también puede demorar un poco más la implmentación, así que asegúrate de incorporar esto en planning.
Para tener una idea general del tiempo exacto que llevará implementar el nuevo software LMS, consulta con tu proveedor de LMS o con el departamento de tecnología, que pueden proporcionarle un cronograma más preciso.
Foto de Pixabay, en Pexels
5. Planifica la transferencia de datos
No olvides determinar qué información, itinerarios y materiales se transferirán al nuevo sistema. Consulta con tu equipo legal qué registros son imprescindibles y has de guardar. Lo más probable es que estos incluyan información de los cursos completados y archivos relacionados con el aprendizaje previo.
Asegúrate también de que tu equipo de tecnología examina los componentes actuales del LMS para asegurarse de que sean compatibles con el nuevo LMS porque los cursos pueden necesitar ser recalculados para integrarse con el nuevo sistema.
6. Prueba el nuevo LMS
Una vez que el nuevo sistema está implementado, es necesario probarlo para que funcione de manera efectiva antes de ser lanzado oficialmente.
Por lo tanto, prepara una test del nuevo LMS para que los usuarios naveguen, y que eso sirva de guía para el resultado probable del uso futuro del sistema.
Reúne a un grupo de usuarios potenciales entre el personal, así como a sus administradores, y realiza una prueba previa del sistema para detectar posibles problemas. Esto ayudará a determinar cómo de efectivo es el curso y qué necesita mejorar. También ayudará a los administradores y partes interesadas a extraer los indicadores clave de rendimiento, incluido el retorno de la inversión.
Si surge algún problema, realiza un seguimiento de ellos y luego repórtalos al proveedor de LMS y a los miembros del equipo para una mejora adicional. En muchos casos, el nuevo LMS puede simplemente requerir una formación específica. En ese caso, habrá que ofrecer un programa formativo para obtener los mejores resultados.
7. Desarrolla un programa formativo adecuado
Ofrecer un programa de capacitación apropiado para quienes utilizarán el LMS, incluidos los empleados y los colaboradores externos. Ayuda a garantizar que los usuarios reciban bien el nuevo LMS. Esto te ayudará a garantizar que toda la organización está sincronizada cuando se trata de aprovechar al máximo el LMS, y contribuirá a una implementación exitosa.
Cuando desarrolles la formación, el proveedor de LMS a menudo te proporcionará varias opciones: formación presencial, seminario web, o incluso game-based learning.
Esta capacitación instruirá tanto a los usuarios como a los gerentes sobre varios aspectos del nuevo LMS, incluido cuándo usarlo, de modo que al finalizar la formación, tu equipo debería estar de sobra familiarizado con el producto y tener una sólida comprensión de su uso. Sin embargo, algunos proveedores cobran una tarifa adicional por este servicio, así que asegúrate de preguntar sobre los costes adicionales, eso te ayudará a planificar el lanzamiento.
No olvides, por otro lado, reunir los materiales de capacitación adecuados para tus instructores, gerentes y empleados.
El proveedor probablemente se asocie contigo para brindarte el soporte técnico suficiente para abordar cualquier problema que pueda surgir después de la implementación. También pueden ayudar a planificar la implementación del LMS e informar a las partes involucradas sobre el lanzamiento y la fecha en que ocurrirá.
8. Pon en marcha la transición al nuevo LMS
Al cambiar al nuevo sistema LMS, los gerentes pueden optar por una transición rápida al nuevo sistema, o pueden elegir la transición lenta.
Una tercera posibilidad es que el administrador simplemente ejecute ambos sistemas simultáneamente antes de la transferencia. De hecho, algunos expertos sugieren esta opción para familiarizar a los usuarios con el nuevo sistema antes de cambiar por completo. Después, una vez que los usuarios se acostumbren al nuevo sistema, el cambio completo al nuevo sistema será menos desconcertante.
Independientemente de la opción de transición que elijas, es importante tener en cuenta que, mientras se realiza el cambio, habrá un apagón temporal. Por lo tanto, asegúrate de alertar al personal sobre el tiempo de inactividad que tendrá lugar mientras se reemplaza un sistema por otro.
En cualquier caso, consulta con tu equipo y con el proveedor de LSM cuál sería el mejor proceso de transición de acuerdo a las necesidades de tu empresa.
9. Mide y evalúa los resultados del nuevo LMS
Permite que el nuevo sistema funcione por un tiempo y luego examina su rendimiento y cómo ha resultado el cambio para aquellos que eran ajenos al proceso. Esto te permitirá identificar y solucionar cualquier problema que pueda haber impedido la implementación, además de cualquier incidencia de usuario.
A medida que realiza el cambio, ten en cuenta la cantidad de inicios de sesión del sistema, así como la facilidad de maniobra del programa. Durante este tiempo, también debes observar cuántos empleados completan realmente la prueba, así como sus valoraciones, para ayudar a determinar la satisfacción del usuario. Mide el rendimiento técnico del LMS, así como las páginas cargadas y los tiempos de carga, para ayudar a garantizar que sean eficientes.
Esta información sobre el software en sí, así como su rendimiento técnico, ayudarán a garantizar que cumpla con los objetivos de la empresa.
Foto de Lukas, en Pexels
10. Desarrolla un plan posterior a la implementación
Para garantizar que el nuevo LMS continúa siendo beneficioso para los fines corporativos, es importante buscar constantemente vías de mejora. Esto engloba desde incorporar más cursos, hasta mejorar la eficiencia del contenido.
No está de más asegurar que haya un soporte técnico para proporcionar los conocimientos y materiales necesarios cuando se requiera. Al elegir hacer el cambio a un sistema de e-learning, hay varias plataformas entre las que elegir, incluido LMS de código cerrado y LMS de código abierto, lo que condicionará a los desarrolladores sobre qué ajustes personalizados pueden realizar o no.
En resumen, al elegir adoptar un sistema de aprendizaje online, no escatimes en la i planificación, testing y formación adecuadas para obtener los mejores resultados. Y recuerda continuar mejorando el programa para obtener un retorno de la inversión de la que todas las partes involucradas puedan estar orgullosas.
Por último, procura obtener el apoyo de su equipo, incluida la alta dirección, al principio del proceso para disminuir la probabilidad de que no obtenga una buena acogida más adelante, lo que significaría que se habrían desperdiciado tiempo y dinero. Por lo tanto, como parte del proceso inicial, considera a aquellas personas que se verán afectadas directa e indirectamente por el LMS; te ayudará con la planificación adecuada.
