En economía la eficiencia productiva o eficiencia técnica se alcanza cuando no se puede producir más cantidad de un producto sin sacrificar la producción de otro. Aplicando este concepto a la productividad laboral, acabamos desembocando en la conocida regla del 80/20. Esta se asocia al Principio de Pareto, desarrollado por el economista, político y sociólogo italiano que le dio nombre a finales del siglo XIX.
Según este principio, en su vertiente productiva, solo un 20% de nuestro esfuerzo trae el 80% de los resultados. Es decir, si queremos ser eficientemente productivos deberíamos concentrarnos solo en ese 20% de acciones que nos traen gran rentabilidad.
Sabiendo esto, ¿por qué no poner en práctica el postulado tomando nota de las siguientes recomendaciones para hacer más con menos? No te llevará ni cinco minutos.
- Revisa tu productividad hasta ahora. Identifica tus mayores consecuciones y analiza qué tareas has realizado para llegar hasta ellas.
- Identifica tu rango horario de mayor productividad y reserva esas tareas para esa parte del día en el que tu concentración es mayor.
- Empieza con un período de prueba a poner en práctica la ejecución de las tareas que has considerado prioritarias y haz un registro de tus resultados. Puedes comenzar con una semana y hacer adaptaciones en los siguientes siete días.
- Por último, comparte tus resultados para recibir feedback de tus colegas o coordinadores.
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Más consejos
Las guías básicas están claras, pero si necesitas otras pistas que puedan ayudarte a hacer más productiva tu jornada, no te pierdas las siguientes:
- Entre las tareas prioritarias, elige en primer lugar aquellas que requieren mayor concentración en tu período de más rendimiento.
- Procura reducir tu lista de tareas diarias. Si no eres realista al planificar tu día, acabar el día sin haber completado un gran número de tareas previstas solo te generará frustración. Una lista de tres a cinco tareas relevantes diarias es suficiente.
- Trabaja en períodos de 60-90 minutos, realizando descansos entre ellos. Para descansar puedes dar un paseo, leer algo que no esté relacionado con el trabajo, hidratarte, meditar, etc.
- Procura automatizar aquellas tareas más repetitivas o menos creativas, siempre que sea posible. A modo de ejemplo, crear plantillas de respuesta para contestar determinados emails similares es una buena idea de automatización.
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- Calendariza o pon fechas tope de ejecución a tus tareas pendientes, así se reducirá la tendencia a aplazarlas indefinidamente.
- Evita gestionar tus tareas a través del correo electrónico. Utiliza un gestor de productividad compartido o directamente el teléfono para evitar la procrastinación o tener que volver a hacer búsquedas entre correos varias veces para ponerte al día sobre un tema.
- Nunca pierdas de vista tus objetivos. De hecho, ten presente el camino que tienes que recorrer desde el objetivo más general, hasta la tarea más concreta, para no olvidar el sentido que tiene lo específico dentro de lo genérico.
- Descarta la multitarea. Aunque creamos que si, como humanos no podemos concentrarnos realmente en varias cosas a la vez. Ir de una tarea a otra solo provoca dispersión y no nos permite aprovechar el tiempo al máximo rendimiento.
Es evidente que la eficiencia productiva de cada persona depende de varios factores, entre ellos, los relativos a su personalidad o los ambientales. Dentro de esta variabilidad, sin embargo, es recomendable aferrarse a técnicas que han demostrado su efectividad, entre ellas, la antes mencionada regla 80/20.
¿Cuál es la técnica para ser más eficiente que nunca te falla a ti?
