6 actions indispensables pour améliorer votre plan de communication interne

Pour une entreprise moderne, l’importance de la communication interne est indiscutable. Une bonne communication augmente la productivité sur le lieu de travail. Une communication mal gérée peut entraîner un manque de coordination des équipes, l’apparition d’obstacles à la collaboration, voire une augmentation du nombre de plaintes des clients. Une communication efficace est non seulement utile pour le personnel d’une entreprise, mais peut également augmenter les revenus de cette dernière.

Les exemples ci-dessous montrent comment une organisation peut économiser du temps et d’autres ressources précieuses si elle renforce sa communication interne.

1. Adoptez un langage clair et concis

Si vous écoutez et comprenez ce que dit votre interlocuteur, vous aurez assuré en grande partie le succès de votre communication. Un langage clair et concis réduit les risques de confusion. En matière de communication écrite, le message doit être facile à comprendre, pour que toutes les personnes auxquelles il est destiné au sein de l’entreprise l’interprètent de la même façon.

Lorsqu’une équipe n’assimile pas précisément les instructions, les délais, les outils ou les logiciels nécessaires pour effectuer le travail, ce sont l’exactitude et la rapidité d’exécution du projet qui en pâtissent. À cet égard, il revient aux dirigeants de s’assurer que les employés ont parfaitement compris et assimilé la complexité des tâches qui leur sont attribuées. Le fait de résumer le message est un bon moyen de permettre à tout le monde de comprendre rapidement le déroulement du travail sans revoir une trop grande quantité d’informations.

Il est essentiel de former les employés d’une entreprise à l’emploi du ton adéquat pour assurer une communication efficace. Le ton sous-jacent peut renforcer les paroles d’encouragement ou générer du découragement. Un ton positif peut stimuler les personnes et les conduire à se passionner pour les projets. Il faut rappeler aux employés que le ton utilisé pour communiquer peut réduire les malentendus et les discussions inutiles.

Photo by Antenna on Unsplash

2. Créer des histoires

Tout au long de leur histoire, les êtres humains ont recouru à la narration pour partager des informations importantes, donner des instructions, stimuler ou assurer la permanence d’un récit historique. Pourquoi ne pas utiliser aussi cette ressource dans la communication d’entreprise ? Les histoires ont le pouvoir de captiver et de transmettre des émotions, et elles peuvent créer des liens plus forts entre les employés. Ainsi, lorsqu’il s’agira de parler de la marque de l’entreprise ou de la mission de ses fondateurs, il sera plus facile et plus naturel de le faire sur le fond d’une histoire bien structurée.

Dans un environnement de communication interne sain, les histoires aident les dirigeants et les employés à nouer des liens. Ils peuvent tous intérioriser une histoire claire et stimulante, ce qui peut contribuer à la réalisation des objectifs de l’entreprise. Lorsqu’une équipe travaille à la réalisation d’un objectif commun, avec un but significatif reconnu, elle l’atteindra plus rapidement.

3. Organisez des réunions régulières

Des réunions périodiques organisées pour planifier la communication interne sont essentielles pour un personnel bien informé. Les employés et les gestionnaires qui ne disposent pas des dernières mises à jour ou qui ne connaissent pas les objectifs récents ou prioritaires entraveront à terme leurs progrès individuels et collectifs. Les employés doivent être informés à l’avance des réunions et des sujets qui y seront abordés, de sorte à leur permettre de préparer leurs interventions de manière adéquate. De fait, les employés les plus engagés seront impatients de participer à ce moment de partage.

Des réunions d’équipe organisées une ou deux fois par an seulement peuvent entraîner une mauvaise communication au travail, des relations distantes, voire de la méfiance entre les dirigeants et les autres membres de l’équipe. Pour éviter cela, établissez un calendrier de réunions cohérent, pour améliorer la qualité des communications internes. Offrir des incitations pour les réunions qui attirent peu de monde peut contribuer à augmenter la participation et devenir partie intégrante de la stratégie de communication de l’entreprise.

Photo by rawpixel.com from Pexels

4. Encouragez le feedback

Au sein de l’entreprise, les employés doivent être encouragés à donner leur avis et à formuler des suggestions. Dans le cas contraire, il peut s’avérer difficile pour ceux qui exercent des responsabilités importantes de se faire une idée claire de ce que pensent les membres de leurs équipes. Grâce à leur expérience acquise dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les employés peuvent identifier des goulots d’étranglement au niveau de la production et ce sont donc eux qui peuvent recommander des solutions pratiques aux problèmes détectés.

Voici quelques exemples de communication interne qui suscitent des commentaires constructifs :

• Autoriser les contributions anonymes tout au long de l’année.
• Permettre à tous les employés de donner leur avis.
• Récompenser les employés qui apportent des idées exceptionnelles.
• Promouvoir une communication respectueuse entre les parties impliquées.

Fournir un feedback aux employés est tout aussi important que de recevoir le leur. Les évaluations des performances peuvent aider les employés à comprendre leur travail et à apporter les améliorations nécessaires. Les cadres moyens qui font part aux employés de commentaires en privé peuvent les aider à progresser, tout en permettant de réaliser les objectifs de l’entreprise plus rapidement. Lorsque les employés identifient clairement leurs forces et leurs faiblesses, il est possible d’effectuer des changements ponctuels pour obtenir de meilleures performances.

5. Renforcez le rôle du département des ressources humaines

Les personnes constituent le bien le plus précieux d’une entreprise. Pour créer une ambiance harmonieuse sur le lieu de travail, en coordonnant les efforts de la direction et du reste du personnel, le travail du département des ressources humaines est essentiel. Ils doivent pour ce faire tout mettre en œuvre pour améliorer la communication interne. Ainsi, si un employé estime qu’une erreur a été commise ou qu’il fait l’objet d’un traitement injuste, leur rôle consistera à lui proposer des tâches de médiation et à prendre en charge sa plainte.

Si au contraire, les employés craignent que leurs réponses ou leurs avis risquent de provoquer une réaction violente, ils seront moins enclins à exprimer leurs points de vue. Pour que les efforts réalisés en matière de communication soient efficaces, les membres d’une entreprise doivent se sentir libres de s’exprimer. Démontrer que leur emploi n’est pas menacé par le fait qu’ils font part de leurs opinions à l’équipe des ressources humaines peut donner à de nombreuses personnes l’assurance nécessaire pour émettre des suggestions ou des critiques constructives à tout moment.

6. Tirez parti de la technologie disponible

Les communications internes peuvent avoir lieu de manière présentielle, mais aussi de différentes façons. Les employés de différents niveaux et départements peuvent communiquer entre eux par les moyens suivants :

• Systèmes téléphoniques internes
• E-mail
• Vidéoconférence
• Applications
• Logiciel de gestion du flux de travail
• Serious games

Bien que la technologie offre de nombreuses facilités, il est également crucial de protéger la correspondance et les communications commerciales. La mise en œuvre des protections de sécurité et des protocoles appropriés peut protéger la confidentialité de la communication interne et d’autres processus en ligne ou hors ligne. L’utilisation de mots de passe complexes et cryptés peut garantir la confidentialité des communications internes.

Une communication de bonne qualité crée un environnement de travail agréable qui remonte le moral des employés. Les leaders qui valorisent la communication peuvent prendre des décisions plus intelligentes. Par ailleurs, de nombreuses entreprises utilisent des éléments de gamification ou des jeux vidéo comme ADA ou Mars pour effectuer une partie de leur communication interne, car le jeu encourage les employés à participer de façon plus active.

La communication externe entre l’entreprise et les clients sera toujours importante, mais la communication interne entre le personnel et les dirigeants est essentielle pour les tâches quotidiennes et le succès de toute entreprise.