Au bureau comme en télétravail, il n’est pas toujours simple de gérer son temps efficacement, c’est même particulièrement compliqué pour certain(e)s. On peut vite se sentir débordé, stressé, accumuler des tâches non terminées, procrastiner, avoir du mal à trouver du temps disponible pour des activités extérieures, sa famille, ses amis etc. Alors que faire pour ne plus perdre de temps ou le moins possible ?
Il est très important de savoir gérer son temps correctement pour, entre autres, réussir à terminer ses tâches ou missions et parvenir à garder une vie personnelle à côté du travail. Nous vous donnons 6 conseils pour gérer votre temps au travail :
1. Apprenez à (re)définir vos priorités et vos objectifs
Il est important de savoir définir vos objectifs et de vous concentrer sur ceux qui sont prioritaires avant les autres. Sachez définir ce qui est important et ce qui l’est moins pour effectuer vos tâches quotidiennes, cela s’applique donc aussi aux messages que vous recevez : messagerie au travail et e-mails.
Si vous n’êtes pas sûr(e) de vos priorités, demandez conseil à votre manager, un(e) collègue, un(e) amie, un membre de votre famille qui pourra vous aiguiller. La méthode SMART (qui existe depuis 1954) peut également être très utile pour la mise en place d’objectifs. Cet acronyme signifie : Spécifique, Mesurable, Attrayant, Réaliste, Temporel. Cela vous aidera à consacrer le temps nécessaire pour terminer ce qu’il faut dans la journée/la semaine/le mois et vous perdrez ainsi moins de temps. N’hésitez pas à faire preuve de créativité !
2. Faites une To-do List des choses importantes que vous avez à faire dans la journée
Avant de commencer à vous mettre au travail, pensez à faire une To-Do list des choses les plus importantes que vous devez faire dans la journée. Cela vous aidera à y voir plus clair, à mieux vous organiser et à mettre les choses moins importantes au second plan. Ces dernières ne sont pas à négliger pour autant car si vous devez trier des papiers administratifs par exemple, il faudra bien que vous le fassiez tôt ou tard donc notez ces tâches secondaires également sur votre To-Do List.
Écrire ses tâches est très important car cela permet de se vider l’esprit de pensées encombrantes et donc de se concentrer sur l’essentiel. Cette liste peut aussi prendre la forme d’un retro-planning, ce qui vous permet de savoir tout ce que vous pouvez accomplir en fonction des heures de travail dont vous disposez. Pensez à être prévoyant pour ne pas à avoir à tout gérer au dernier moment. Dans le même genre, il existe aussi la liste « Getting Things Done » (DGN) de l’Américain David Allen qui réunit la To-Do list et le retro-planning.
3. Créez un espace de travail confortable et motivant vous aidera à travailler plus efficacement
Si vous travaillez de chez vous, dédiez une pièce ou une table seulement au travail. Chacun(e) peut créer son propre espace de travail, au bureau comme à la maison, selon sa personnalité.
Essayez d’accumuler le moins de choses inutiles sur votre bureau afin de garder l’esprit libre. Pensez à avoir une bouteille d’eau posée près de vous afin de vous hydrater régulièrement, qu’il fasse chaud ou non.
Il est aussi toujours utile d’avoir un bloc-notes et un stylo pour noter des idées ou bien directement sur le bloc-notes de votre ordinateur. Pensez également à choisir les outils digitaux qui peuvent vous aider à mieux vous organiser (Trello, Google Calendar, Asana…).
Avoir un espace de travail confortable et motivant, ainsi que les outils adéquats vous aidera à mieux vous concentrer et donc à gagner du temps dans vos tâches.
4. Concentrez-vous sur une tâche pendant un temps limité avec la méthode Pomodoro
Cette méthode de gestion du temps, inventée par l’Italien Francesco Cirillo dans les années 80 consiste à travailler pendant des périodes délimitées (en général 25 minutes) sans se déconcentrer, donc idéalement sans toucher à votre portable ou jouer avec votre chat/chien !. Vous devez ensuite prendre une courte pause de 5 minutes avant de continuer avec la seconde période et ainsi de suite pendant 2h par exemple. Cela est particulièrement utile pour celles et ceux qui ont du mal à se concentrer pendant plusieurs heures d’affilée.
5. Vous pouvez dire « non » si besoin
Savoir dire « non » n’est pas simple pour tout le monde, pourtant c’est parfois indispensable et très utile. Dans notre société, nous faisons face à toutes sortes de demandes, aussi bien dans notre vie professionnelle que notre vie personnelle et il nous est difficile de répondre positivement à toutes. Ce n’est pas grave, si vous voyez que dire « oui » à quelque chose vous empêche de terminer une tâche pour votre travail à temps alors dites «non ». Vous pouvez aussi reporter si la demande en question vous intéresse. Si vous expliquez la raison pour laquelle vous dîtes non et vous le faites aimablement, votre interlocuteur sera, en principe, compréhensif. Alors, n’ayez pas peur mais n’en abusez pas pour autant !
6. Apprenez à déléguer
Il y a des moments où vous aimeriez pouvoir dire non au travail (partie précédente) et pourtant ce n’est pas possible car la tâche en question doit être accomplie coûte que coûte. Vous êtes débordé, alors comment faire ? N’hésitez pas à déléguer la tâche que vous n’avez pas le temps de faire à un collègue plus disponible à ce moment-là. Et précisez lui qu’il ou elle pourra faire de même avec vous si besoin. En déléguant vous gagnerez un temps précieux et vous pourrez vous consacrez à vos priorités.
Nous espérons que ces conseils vous aiderons à mieux gérer votre temps, aussi bien professionnel que personnel car il est très précieux.
