Si votre équipe travaille à distance, nous vous recommandons de faire une check-list de suivi hebdomadaire avec elle. Que vous soyez chef d’équipe ou l’une des personnes travaillant à distance, la séance de feedback devrait faire partie du travail.
OBJECTIF : connaître l’état émotionnel des personnes de votre équipe lors de cette situation exceptionnelle de télétravail.
Posez des questions à votre équipe au sujet du télétravail
- Comment avez-vous vécu votre première semaine de télétravail ?
- L’endroit où vous travaillez de chez vous est-il agréable pour réaliser vos tâches ?
- Comment gérez-vous les pauses ?
- Qu’est-ce qui a été le plus dur pour vous pendant cette situation ?
- Comment vous sentez-vous si la situation se prolonge dans le temps ? Avez-vous été suffisamment en contact avec votre manager ?
- Avez-vous été suffisamment en contact avec votre équipe ?
- Pensez-vous que les tâches que vous effectuez s’adaptent à la nouvelle situation ?
- Avez-vous l’impression de ne pas avoir de tâches à réaliser pour couvrir votre journée de travail ?
- Quels avantages pensez-vous avoir obtenu grâce à cette situation ?
- Disposez-vous des bons outils pour effectuer votre travail ?
- Veuillez nommer deux choses positives et deux choses négatives sur le télétravail.
- Comment pensez-vous que votre productivité a été affectée par ce changement ?
- Pensez-vous avoir suffisamment d’informations sur le coronavirus pour savoir comment agir en cas de contagion ?
Organisez des réunions individuelles
Vous pouvez poser les questions mentionnées ci-dessus lors d’un appel vidéo ou envoyer ce questionnaire à chaque membre de votre équipe et leur demander de répondre par e-mail en détaillant leurs idées et commentaires. Le feedback de votre équipe est très important pour évaluer l’évolution du projet.
Cette check-list ne contient pas de questions fermées. Elle cherche à faciliter l’écoute active, pour que l’équipe apporte des idées, des outils, des processus et des sensations pertinentes au sujet du projet.
Trop de voies de communication ? Trop de tâches non achevées ? Trop de problèmes à résoudre ?
Le feedback devrait vous permettre de revoir les processus et les outils pour aider votre équipe à atteindre ses objectifs. Rappelez-vous qu’en tant que leader, votre mission principale est d’être au service de votre équipe. Donnez-leur les outils et les processus nécessaires qui leur permettront d’être plus productifs.
Que faire après avoir obtenu les réponses au questionnaire ?
S’il y a des réponses négatives ou des problèmes graves, vous devrez y répondre sans plus attendre. Cet aspect négatif ne doit en aucun cas s’aggraver ou affecter la productivité.
Rassemblez le reste du feedback et organisez une séance collective avec votre équipe pour partager les thèmes communs. Votre équipe doit participer dans la prise de décisions et dans les plans mis en place pour résoudre les doutes ou les problèmes détectés.
Feedback positif
C’est le plus efficace des deux. Le renforcement positif a un impact beaucoup plus important sur les gens et augmente également leur confiance en soi, leur motivation et leur engagement envers l’équipe.
On a en général tendance à s’adresser aux gens quand ils font quelque chose de mal (il semble plus urgent de corriger que de renforcer), mais vous devrez repérer les situations qui vous permettent d’utiliser le feedback positif. Ne donnez pas de feedback positif seulement en cas de bons résultats. Donnez-le aussi lorsque le comportement de quelqu’un permettra d’obtenir de bons résultats.
Le feedback positif (reconnaissance) est un excellent outil de motivation (nous en parlons également dans d’autres posts). Nous vous expliquons ci-dessous comment procéder :
- Félicitez sans plus attendre. Si vous ne faites pas cela sur le moment, la reconnaissance aura moins d’impact.
- Soyez sincère. Ne faites jamais semblant car votre interlocuteur s’en rendrait compte. Sentez vraiment ce que vous dites.
- Décrivez de façon précise ce qui a été bien fait : l’action, le comportement ou l’exploit.
- Ne réfutez jamais les compliments. Évitez d’utiliser les expressions suivantes : « il était temps », « mais », « bien que », « pour la première fois », « enfin »…
- Décrivez l’impact positif que cela a sur l’équipe, sur la société, sur les clients…
- Exprimez votre satisfaction.
Feedback d’amélioration
Il est important de donner le feedback de façon immédiate pour que son impact soit efficace.
- Un feedback doit être fourni à chaque événement. Si des événements s’accumulent, cela signifie que vous ne respectez pas la règle précédente.
- Préparez-le soigneusement avant de le donner. Un bon feedback ne s’improvise pas. Vous devez bien planifier tout ce que vous direz, car il s’agit d’une situation où les nuances sont importantes. Parfois, la différence entre un bon et un mauvais feedback dépend du choix des mots.
- Toujours en privé. Ne donnez jamais de feedback négatif en public.
- Soyez clair et direct. Allez droit au but. Ne compliquez pas le message. Ne vous montrez pas condescendant. Évitez d’être paternaliste. Parlez en tant que collègue.
- Faites-le de manière constructive afin d’améliorer quelque chose et en expliquant comment procéder. Sinon, ce feedback n’aurait pas de sens.
- Évitez les querelles. Parlez de choses « indiscutables ».
- Parlez des faits et non de la personne. « Vous êtes arrivé en retard trois jours de suite » (indiscutable) au lieu de « Vous êtes paresseux » (discutable).
- Ne qualifiez pas les faits, décrivez-les : « Ce rapport ne comprend pas le chiffre d’affaires de janvier » (indiscutable) au lieu de « Ce rapport est mal fait » (discutable).
