Pour gérer efficacement votre entreprise et vous assurer que vos employés sont informés à tout moment, il est conseillé de disposer d’un plan de communication interne.
Pourquoi la communication interne est-elle importante ?
La productivité des entreprises peut être affectée par une communication insuffisante. Le sentiment de confusion et le manque d’engagement des employés peuvent ainsi s’accentuer. La communication institutionnelle permet aux membres d’une organisation de travailler ensemble sur un même objectif. Elle permet d’augmenter l’engagement des employés, de renforcer la culture d’entreprise, d’informer les équipes et de leur faire bénéficier, si elles le veulent, d’un feedback.
Sans communication interne, les individus de toute entreprise ne sauraient pas quelles tâches ils doivent réaliser ni quelle priorité assigner à ces dernières. La communication interne, en définitive, est ce qui concourt au bon fonctionnement de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un plan de communication interne ?
C’est, avant tout, un plan qui décrit comment la communication sera utilisée au sein d’une entreprise. Il établit également des objectifs, stratégies et métriques pour que les employés sachent ce que l’on attend d’eux et puissent ainsi atteindre leurs objectifs personnels et collectifs dans l’entreprise.
Développer un plan de communication interne peut sembler facile, mais il faut prendre en compte de nombreuses variables. Par exemple, le plan a beau rechercher l’efficacité, il doit également être flexible. C’est pourquoi il vaut toujours mieux compter sur la collaboration des employés et des gérants de l’entreprise à l’heure de créer des stratégies de communication efficaces qui encouragent chacun à poursuivre un objectif commun.
Les étapes d’un bon plan de communication interne
Nous allons passer en revue certaines phases pour mettre en œuvre un plan de communication interne efficace :
Étape 1. Évaluez votre situation actuelle
Avant d’appliquer les stratégies de communication, il serait conseillé de réaliser une évaluation de l’état actuel des actions de communication, mais aussi de décider de l’orientation que nous souhaitons donner à l’entreprise.
Le besoin de mettre en œuvre le plan de communication interne intervient souvent lorsque les objectifs ne sont pas atteints à un moment donné. Il faudrait tenir compte, par conséquent, de la façon dont les employés interagissent dans le présent afin de déterminer quelle est l’interaction désirée.
En d’autres mots, il faudrait effectuer un audit. Pour ce faire, il est possible de recruter un consultant externe qui donnera une vision impartiale et fraîche de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.
On peut également envisager de réaliser une enquête auprès des employés pour déterminer leur état d’esprit par rapport au flux de communication actuel. Pour que les employés soient à l’aise et évoquent quelles sont à leur sens les déficiences actuelles, il faudrait qu’ils puissent répondre au questionnaire de manière anonyme. Des entretiens pourraient également être dirigés dans le même but.
Assurez-vous de documenter la situation présente (communication et perception de problème de toute nature) vu que cela vous permettra de comparer les résultats.
Étape 2. Déterminez les objectifs de votre entreprise
Où aimeriez-vous voir votre activité implantée l’année prochaine ? Comment pensez-vous y parvenir ? Connaître les réponses à ces questions peut vous aider à mettre en œuvre un plan de communication d’entreprise efficace. Dès que vous aurez défini certains objectifs, il sera possible de développer votre stratégie et d’assigner les différents objectifs aux équipes.
Étape 3. Établissez la manière dont les objectifs seront atteints
Une fois les objectifs de l’entreprise fixés et répartis par équipes, ce sera le moment de déterminer comment chacune de ces équipes accomplira ces objectifs. Comment contribueront-elles à leur accomplissement ? Dans quel délai prévoyez-vous qu’elles y arriveront ?
Étant donné que vous partagez ces informations avec vos employés, les étapes nécessaires à l’accomplissement de ces objectifs doivent être limpides. Vous pouvez prévoir par exemple des réunions d’équipe une fois par semaine. Mais n’oubliez pas d’en informer les équipes, le cas échéant. De plus, il faudra également leur indiquer si elles doivent envoyer des rapports d’activité à la fin de chaque journée.
Si les équipes ont besoin de rester en contact les unes avec les autres, il faudra organiser la gestion de ce processus. À un moment donné, toutes les équipes auront besoin de se réunir pour voir comment chaque partie contribue à la mission commune. Si cette réunion a lieu une fois par mois, tout le monde devra être au fait de l’importance de ce rendez-vous mensuel. Enfin, si l’on attend des équipes qu’elles effectuent une présentation au cours de cette réunion, il faudra également qu’elles en soient informées.
Communiquer les attentes à chaque équipe et à l’entreprise, dans son ensemble, garantira que chacun a reçu les informations nécessaires et sait ce que l’on attend de lui. De même, cela permettra aux équipes de vérifier avec qui elles ont besoin de parler et collaborer.
Étape 4. Appliquez le plan
Dès que le plan de communication interne sera mis en œuvre et que tous les membres de l’entreprise en seront informés, le moment sera venu de le mettre en pratique.
Étape 5. Évaluez le plan
Pour s’assurer que le plan de communication fonctionne, il est nécessaire de l’évaluer. Mais il faut laisser passer un certain temps et ce délai sera en fait déterminé par vos objectifs spécifiques. Si l’évaluation a lieu deux semaines plus tard et que nous disposons de suffisamment d’informations, il ne faut pas hésiter à la réaliser. S’il faut plus de temps, par exemple plusieurs mois, penchez-vous sur l’option suivante.
Au cours de l’analyse, vérifiez si l’objectif fixé a été atteint, s’il a été dépassé, voire élargi. Vous devrez, en plus, avoir la certitude que les résultats mesurables sont positifs et qu’ils s’alignent réellement sur les objectifs de l’activité.
Profitez-en également pour demander à vos employés leur feedback et ce qu’ils pensent de la nouvelle stratégie de communication. Par exemple, si elle a été facile à assimiler ou s’ils ont rencontré des problèmes au cours d’une étape du processus.
Étape 6. Réalisez des changements si besoin
Après avoir évalué le plan de communication, vous devrez déterminer si c’est une réussite ou s’il requiert des ajustements. Pour rappel, l’objectif de mise en œuvre de ce plan était d’accomplir les objectifs de l’entreprise. Si c’est le cas, alors les choses ont été probablement bien faites. Sinon, il est possible qu’il faille apporter quelques modifications.
Concevoir un plan de communication interne est essentiel pour que vos employés connaissent leurs rôles dans l’entreprise et puissent collaborer à l’accomplissement des objectifs commerciaux. Il se peut qu’il faille recourir à une méthode essai-erreur jusqu’à trouver le plan qui fonctionne pour votre entreprise. Mais, avec le temps, vous finirez par adopter le plan adéquat.
