Gérer efficacement vos réunions d’équipe de façon efficace, c’est possible. Pendant les années où il a été à la tête de la multinationale Apple, Steve Jobs a assisté à des milliers de réunions. Le célèbre magnat est arrivé à ce que la majorité de ces réunions d’équipe soient productives, à l’inverse de beaucoup d’entreprises qui finissent par perdre des millions de dollars par an, pour cause de « réunionite ». Apprendre à gérer vos réunions d’équipe comme Jobs est à votre portée :
Réunions massives ? Non, merci
Pour Steve Jobs, la maxime d’une réunion efficace est qu’elle ne soit pas massive. Aux réunions du magnat californien n’assistaient que les personnes directement impliquées, dont la présence était réellement nécessaire.
La simplicité a été l’élément moteur d’Apple comme l’indique Ken Segall dans son livre « Incroyablement simple », dans lequel il commente la dévotion de Jobs pour la simplicité.
À un moment, Segall raconte comment Steve Jobs a détecté qu’une personne était présente à l’une de ses réunions hebdomadaires, qui allait commencer. Il lui a demandé qui elle était et elle a répondu qu’elle assistait à la réunion parce qu’elle faisait partie d’un projet marketing en rapport avec celle-ci. Jobs, sans réserve, lui a demandé de quitter la réunion. « Je ne crois pas que nous ayons besoin de vous », trancha-t-il.
Le seul crime de cette personne, impardonnable pour Jobs, était qu’elle n’avait probablement rien à apporter à la réunion d’équipe.
Ce n’a pas été la seule fois où Steve Jobs a appliqué cette philosophie. Il a également décliné une invitation à une « réunion » d’experts en technologie convoquée par le président Barack Obama en personne. Jobs n’y a pas assisté parce qu’il considérait que trop de gens allaient y participer.
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Un responsable pour chaque point de la réunion
Une autre des préoccupation de Steve Jobs pendant les réunions d’équipe était de désigner une personne chargée de chaque point de l’ordre du jour. Ce n’est pas une question à prendre à la légère si l’on considère qu’Apple est devenue l’une des entreprises les plus importantes du monde.
À l’interne, ces responsables étaient connus comme DRI (Individus directement responsables, selon le sigle anglais). Toute personne assistant aux réunions pouvait, en jetant un œil à l’ordre du jour, savoir qui était le DRI désigné pour chacun des thèmes ou sujets, de telle sorte que la coordination entre les uns et les autres devenait tâche facile grâce à cette pratique productive.
Indiquez l’ordre du jour
Pour qu’une réunion soient réellement productive pour son équipe, Steve Jobs fixa comme règle obligatoire d’établir l’ordre du jour au début de chaque réunion.
Cela peut paraître de bon sens, néanmoins, de nombreuses organisations convoquent leurs membres à des réunions sans indiquer ou communiquer préalablement les sujets à traiter. Ceci se traduit, en fin de compte, par des réunions improductives qui sont probablement inutilement plus longues et moins utiles que prévu.
Promouvez l’intervention de tous les participants
Si Steve Jobs veillait à ce que seules les personnes qui avaient quelque chose à apporter participent aux réunions, il demandait au minimum qu’elles apportent effectivement quelque chose. Promouvoir l’intervention de tous les participants était pour Jobs une garantie de productivité de la réunion. La meilleure façon de le faire était de chercher la communication et le débat.
Assurez-vous que les participants soient effectivement les plus adéquats pour pourvoir apporter leurs idées et propositions à votre entreprise.
Conclure la réunion d’équipe par la définition des prochaines étapes
Le magnat de l’entreprise symbolisée par la pomme veillait à ce que, à la fin des réunions d’équipe, les étapes suivantes soient définies. Une question essentielle dans tout programme de productivité est de savoir la chose suivante à faire, comme une sorte de « to-do list »
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Les réunions sont un outil fondamental pour le management efficace d’équipes, la définition des tâches immédiates à mettre œuvre étant une pièce clé du manuel de toute organisation.
La fin des présentations Power Point
S’il y avait quelque chose qui ennuyait Steve Jobs pendant les réunions c’était bien les présentations à base de slides de Power Point. Ce que le CEO d’Apple exigeait c’était des réunions fraîches dans lesquelles les participants intervenaient activement et ne se cachaient pas derrière des présentations formelles et ennuyeuses.
Au long d’une journée, Jobs assistait probablement à un bon nombre de réunions. S’il voulait les utiliser à bon escient, ces moments devaient servir à penser et débattre, et non pas à perdre du temps. « Les personnes qui savent de quoi elles parlent n’ont pas besoin de Power Point » a-t-il dit à son biographe Walter Isaacson.
En résumé, personne ne va venir nous expliquer comment gérer une réunion d’équipe, de la même façon qu’on ne va pas voir des signes écrits sur les murs indiquant qui devrait assister ou pas à une réunion. Le savoir est la véritable fonction du leader, le défi quotidien auquel faire face dans ses activités.
Si vous laissez le bon sens et la simplicité de Steve Jobs guider vos décisions, vous ferez de vos réunions d’équipe un outil réellement productif. Limitez la taille de vos équipes, réduisez la durée de vos réunions, définissez les étapes suivantes et vous pourrez mieux réagir face aux urgences ou aux imprévus.
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