Guide de conception d'un programme d'accueil efficace pour les nouveaux employés

Le processus d’onboarding (ou intégration du personnel) est l’une des priorités des services de ressources humaines. L’arrivée de nouveaux employés doit être préparée dans les moindres détails pour que ceux-ci comprennent mieux le fonctionnement de l’entreprise, fassent connaissance avec leurs collègues et se familiarisent rapidement avec leur lieu de travail. L’objectif d’un processus d’onboarding est donc que les nouveaux venus se sentent à l’aise dès les premiers jours, commencent à être productifs au plus vite et décident de rester dans l’entreprise.

Un processus d’onboarding doit être conçu comme un plan intégral dans lequel il s’agit de doser les informations à chaque phase de l’intégration du nouvel employé :

1. Le pré-onboarding

Il comprend deux phases :

• Entretien. Il présente au candidat les principales informations sur l’entreprise (culture organisationnelle, horaires, règlement, etc.).
• « Yes to Desk ». Pendant la période allant du « oui » (l’acceptation de l’offre) jusqu’à l’arrivée du nouveau venu à son « bureau », il est conseillé de rassembler toute la documentation nécessaire au contrat d’embauche et de lui communiquer en quoi consistera le processus d’onboarding. C’est le moment idéal pour présenter le welcome book (guide d’accueil ou de bienvenue), qui est le moyen le plus efficace pour vous aider à avoir une vision globale de l’entreprise et de son activité.

2. Le premier jour de travail

C’est un jour magique pour le nouveau venu, au cours duquel il faudra répondre à tous ses besoins pratiques, logistiques et humains, créer une bonne impression et susciter son enthousiasme.

3. La première semaine

Celle-ci est vitale pour garantir la réussite de l’incorporation. Le nouvel employé doit être capable de connaître le fonctionnement général de son service et ses objectifs, ainsi que de commencer à travailler de manière autonome et d’établir des relations personnelles.

4. L’onboarding continu

Il peut durer plusieurs mois, et comporter des activités visant à compléter le processus d’intégration et à approfondir les connaissances de l’employé sur le modèle commercial et les particularités du secteur.

En quoi consiste le guide d’accueil ?

Le welcome book (ou guide d’accueil) est un support de communication essentiel pour les nouveaux employés, contenant des informations très utiles sur l’entreprise et destiné à permettre aux nouveaux venus de s’adapter rapidement à celle-ci.

En plus de résumer la culture de l’entreprise, ce guide aide la nouvelle recrue à mieux comprendre les fonctions qu’elle doit réaliser, ainsi que la façon dont elle est censée le faire, ce qui lui permet de mieux s’aligner sur les objectifs de l’organisation.

Les objectifs d’un welcome book sont :

• Souhaiter la bienvenue au nouvel employé.
• Présenter des informations pertinentes sur la culture organisationnelle de l’entreprise.
• Présenter la structure de l’organisation et son organigramme fonctionnel.
• Préciser les caractéristiques légales et réglementaires de la relation de travail avec l’entreprise.
• Réduire le temps de la formation et faciliter l’adaptation de la personne à son poste de travail.
• Éviter de surcharger de travail le personnel de l’entreprise avec les nouveaux employés.
• Documenter et normaliser le processus d’intégration et d’apprentissage.
• Évaluer l’assimilation du contenu du guide.

Comment préparer un guide d’accueil ?

La structure du guide d’accueil doit permettre une présentation claire de son contenu. Ce contenu parle de l’entreprise, c’est pourquoi il doit répondre aux questions suivantes : qui sommes-nous, comment sommes-nous, que faisons-nous et comment le faisons-nous.

Une structure de base doit comporter les éléments suivants :

1. Message de bienvenue du directeur ou du gérant de l’entreprise.

2. Description de l’entreprise :

• Histoire et événements marquants : origines, fondateurs, etc.
• Résultats obtenus : clients, récompenses et distinctions.
• Mission, vision et valeurs : le projet de l’entreprise.
• Culture de l’organisation.
• Structure et organigramme de l’entreprise. Fonctions de chaque domaine ou département.
• Contacts : numéros de téléphone, fonctions et adresses électroniques.
• Politique et stratégie de qualité et d’innovation.
• Politique de RSE et engagements de l’entreprise.
• Politique d’égalité des chances.

3. Informations d’intérêt général :

• Données spécifiques sur la politique de prévention des risques et de santé au travail et sur les mesures de prévention, le service médical, les examens médicaux.
• Réglementation interne relative au tabac, au soin porté aux installations…
• Règles de civilité et de courtoisie au sein de l’entreprise : protocole d’entreprise, égalité de traitement, repas sur le lieu de travail…
• Formalités d’embauche, feuille de paie, treizième mois et date de perception du salaire.
• Politique de rémunération.
• Horaire, permis, arrêts de travail et absences.
• Congés.
• Gestion des talents : politique de formation, promotion interne, évaluation des performances…
• Autres aspects du salaire émotionnel ou avantages sociaux : titres-restaurant, assurances, services complémentaires fournis par l’entreprise…

Autres informations utiles :

• Canaux de communication internes disponibles : intranet, boîte à idées, magazine numérique, tableaux d’affichage, réunions…
• Localisation et informations sur les fournitures de bureau et l’utilisation des photocopieurs, pointeuses horaires, etc.
• Outils de travail informatiques disponibles, navigation sur Internet, gestionnaire de messagerie électronique et service de réparation…
• Service de documentation physique et virtuelle.
• Réseaux sociaux : manuel de protocole, règles de base applicables à leur utilisation.
• Événements et dates spéciales : célébrations, réunions générales.
• Activités sociales et programmes de bénévolat.

Comment rendre votre onboarding plus attrayant ?

Si vous souhaitez offrir à vos nouveaux employés une expérience unique, innovante et différente, pourquoi ne pas miser sur la gamification dans votre programme d’accueil ? Le moyen le plus simple consiste à incorporer des éléments traditionnels du jeu afin de susciter leur intérêt pendant le processus.

• L’établissement d’objectifs simples tout au long de l’onboarding peut permettre d’assurer l’engagement de la nouvelle recrue vis-à-vis des contenus auquel elle sera confrontée. Vous pouvez mettre en œuvre de courts tests sous forme numérique, à travers un LMS, ou physiquement à l’aide d’une feuille sur laquelle la personne pourra répondre à des questions de contrôle, voire par l’intermédiaire de brefs entretiens avec des collègues ou des coordinateurs.
• Si des cibles intermédiaires sont définies, il est possible d’utiliser un autre élément caractéristique des jeux traditionnels : le classement. Il servira à renforcer l’attention et l’esprit de compétition, à condition de ne pas ajouter de pression excessive à celle qui caractérise déjà les premiers jours à un nouveau lieu de travail. Il est dans ce cas possible, par exemple, de ne pas faire apparaître la personne dans le classement.

Enfin, et comme conséquence logique, il est possible de récompenser les nouveaux employés occupant les premières positions au classement. Il est possible de récompenser leurs efforts par un certificat, ou toute autre récompense, y compris du matériel promotionnel de l’entreprise qui permettra également au nouveau venu de renforcer son sentiment d’appartenance.

La gamification peut être portée à son plus haut degré en intégrant le processus d’onboarding dans un jeu vidéo comme ADA. Si c’est un jeu personnalisable comme c’est le cas ici, l’entreprise peut y introduire tous les types d’informations qu’elle souhaite communiquer, pour faire en sorte que le nouvel employé en apprenne davantage sur l’histoire, les valeurs et la culture, entre autres caractéristiques de l’entreprise, tout en s’amusant dans le cadre d’une aventure graphique.

Recommandations pour optimiser votre guide d’accueil

Qu’il s’agisse d’un processus d’accueil de nouveaux employés traditionnel ou à base d’éléments de gamification, il est conseillé de maintenir la cohérence de la structure et du contenu des informations que vous partagez.

• Le programme doit répondre aux questions suivantes relatives à l’organisation : qui sommes-nous, comment sommes-nous, que faisons-nous et comment le faisons-nous ? De fait, certaines entreprises ont recours à des consultants externes pour élaborer leur guide d’accueil.
• Planifiez la distribution des contenus et, si vous utilisez un jeu vidéo comme ADA, faites-le de manière équilibrée entre tous les tours.
• Introduisez des informations synthétiques et concises. Tentez de transmettre les informations de la manière la plus brève et concise possible. Par exemple, dans ADA, même si la longueur des documents incorporés est illimitée, il est recommandé que les fichiers de texte n’occupent pas plus de 5 pages et que les fichiers vidéo ou audio durent moins de 4 minutes.

Si nous utilisons un jeu vidéo :

• Le premier document présenté doit être un message de bienvenue de la part d’un représentant de la direction de l’entreprise, pour renforcer la confiance et l’empathie. Ce message peut être un document écrit ou une vidéo. Vous pouvez également inclure une adresse électronique à laquelle envoyer vos doutes concernant les contenus.
• Le second document que vous pouvez joindre pourrait être, par exemple, une infographie expliquant de manière amusante l’histoire et la dynamique du jeu, ainsi que des suggestions sur la façon de tirer le meilleur parti possible de cette expérience.
• Vous pouvez également profiter de ce tour pour introduire un index du programme ou du contenu de la formation. L’apprenant a ainsi, dès le début, un aperçu général du programme.

Ça peut être intéressant : Entretien avec Yu-kai Chou, « La gamification peut rendre la formation et le développement amusants et stimulants »

• Pour contribuer à l’engagement des apprenants, il est recommandé de fournir les informations sous différents formats (fichiers de texte, vidéo ou audio) tout au long du jeu. Le fait de varier les formats améliore l’expérience de l’utilisateur et sa concentration. Les ressources telles que les vidéos TED, podcasts ou infographies sont particulièrement attrayantes.
• Si certains documents contiennent des exercices encourageant l’apprenant à se déplacer physiquement dans l’entreprise et à parler à ses collègues, c’est encore mieux. En ce sens, il est possible de créer des tests dans lesquels les joueurs doivent chercher des informations pour répondre aux questions qui leur permettront d’avancer dans le jeu.
• Finalement, il est conseillé de concevoir un plan de communication original et amusant qui encourage à commencer le jeu et renforce la progression, à travers des animations périodiques et des messages de rappel et d’encouragement.

Si vous voulez que votre entreprise soit pionnière et à l’avant-garde du développement et de la gestion des personnes, assurez-vous que l’onboarding de vos nouveaux employés soit une expérience unique et amusante.