L’e-learning permet aux gestionnaires de gagner du temps et d’économiser des ressources par rapport à la formation traditionnelle. Grâce à lui, le personnel peut continuer à réaliser ses objectifs professionnels et de formation en participant à des cours auxquels il peut accéder à travers Internet à tout moment, où qu’il soit.
Il est vrai que certains managers disposent déjà de plates-formes en ligne, et que leur seul objectif est de remplacer leur logiciel LMS (Learning Management System), ou de le mettre à jour pour en améliorer les résultats.
Quoi qu’il en soit, une fois que l’importante décision d’utiliser l’e-learning est prise, les responsables de la formation doivent identifier la manière la plus efficace de le mettre en place. Et pour cela, il faut trouver le support idéal, permettant d’assurer une planification et une exécution adéquates. Dans le cas contraire, tous les efforts créatifs et le temps consacrés au développement du nouveau logiciel d’apprentissage en ligne seront probablement vains.
Voici donc quelques conseils qui vous permettront d’éviter cela, et rendront la mise en place de votre LMS aussi bénéfique et effective que vous le souhaitez.
Faites la promotion du nouveau LMS
Si vous n’avez pas encore commencé à promouvoir le nouveau système d’apprentissage en ligne, faites-le au plus vite pour vous assurer de son bon accueil par ses destinataires.
Déterminez la façon dont la nouvelle plate-forme aidera les employés, puis faites valoir ses avantages en vue de susciter chez ces derniers un intérêt pour cette expérience d’apprentissage. Analysez pourquoi et de quelle façon les cours leur seront utiles. Utilisez ensuite ces informations dans le cadre de votre promotion.
En promouvant le cours au niveau interne, vous veillerez à ce que la formation soit centrée sur les utilisateurs, ce qui contribuera à renforcer leur implication et à augmenter leurs attentes envers elle. De fait, la promotion doit faire partie intégrante de votre plan de développement. Assurez-vous de capter l’attention de votre audience pendant les premières étapes.
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Mettez en place le nouveau système
Une fois le système LMS sélectionné, il s’agit de déterminer la façon de le mettre en place. De fait, la réussite de cette étape dépendra du soin porté à la planification, qui doit se dérouler de la manière suivante :
1. Commencez par un objectif
Avant tout chose, il convient de définir les objectifs de la mise en place, afin de faciliter la constitution de l’équipe chargée de superviser et de déployer l’ensemble du processus.
Un calendrier vous aidera à atteindre ces objectifs. Vous pourrez également les classer par ordre de priorité, et il sera ainsi plus facile de ne pas s’écarter du bon chemin.
2. Rassemblez l’équipe adéquate
Il s’agit là de la partie la plus intéressante, puisqu’elle permet aux gestionnaires de sélectionner une équipe capable de faire réellement fructifier le plan. Or, étant donné que le processus de mise en place du LMS comprend des tâches différentes, il vous faudra sélectionner votre personnel au sein de plusieurs départements de l’entreprise.
Les responsables du projet pourront ainsi démontrer leur confiance envers les membres de leur entreprise, et de cette manière les aider sans aucun doute à renforcer leur estime de soi et leur assurance. Dans certains cas, il est également possible de recruter des collaborateurs externes.
Cependant, pour veiller à ce que la mise en place du LMS soit la plus efficace possible, nous vous recommandons de ne sélectionner que les personnes strictement nécessaires à la réalisation de votre vision du projet.
3. Sélectionnez les membres de l’équipe
Pour constituer l’équipe, pensez aux personnes qui s’adaptent le mieux à chaque rôle.
Désignez tout d’abord un chef d’équipe, qui se chargera de diriger le projet du début à la fin, et travaillera en étroite collaboration avec le fournisseur du LMS pour résoudre tous les problèmes éventuels avec la plate-forme.
L’équipe aura également besoin d’un gestionnaire de projet pour garantir que les principaux développements associés au processus de mise en place sont réalisés en respectant les délais.
Il faudra par ailleurs compter sur un expert en e-learning pour garantir une adaptation sans faille au nouveau logiciel et aux outils en ligne, ainsi qu’un expert en technologies de l’information jouissant de l’expérience technique nécessaire pour gérer l’incorporation du nouveau logiciel dans les autres systèmes de votre organisation.
Finalement, un responsable apprentissage et développement (L&D, selon le terme anglais) peut contribuer à superviser le programme d’apprentissage et de développement afin de garantir que le LMS est aligné sur les objectifs de l’organisation, y compris la certification, la façon dont le cours est configuré et les rapports des utilisateurs.
4. Élaborez une feuille de route pour le lancement
Une fois que vous aurez rassemblé une équipe compétente, déterminez le temps au bout duquel vous souhaitez que le LMS soit implanté et veillez à ce que les délais estimés pour introduire chaque changement significatif soient réalistes, de manière à éviter les blocages au niveau du processus et les retards consécutifs de la date de mise en place effective.
Pour faciliter la planification du temps, déterminez en premier lieu si le LMS repose sur une technologie dans le cloud ou s’il est hébergé sur un serveur local, ce qui est généralement plus complexe à réaliser. Si vous avez un grand nombre de logiciels et de comptes d’utilisateurs à transférer et intégrer dans le nouveau LMS, vous pouvez aussi retarder un peu plus la mise en place : assurez-vous de bien prendre cela en compte dans le planning.
Pour avoir une idée exacte du temps qu’il faudra pour mettre en place le nouveau logiciel LMS, consultez votre fournisseur de LMS ou votre département de technologie, qui pourront vous donner un calendrier plus précis.
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5. Planifiez le transfert de données
N’oubliez pas de déterminer les informations, les itinéraires et le matériel à transférer dans le nouveau système. Consultez avec votre service juridique quelles sont les données indispensables qu’il vous faudra conserver. Le plus probable est que parmi celles-ci se trouvent des informations sur les cours réalisés et les archives relatives à l’apprentissage antérieur.
Assurez-vous également que votre service de technologie examine les composants actuels du LMS pour garantir leur compatibilité avec la nouvelle plate-forme, car les cours peuvent avoir besoin d’être recalculés avant d’être incorporés au nouveau système.
6. Testez le nouveau LMS
Une fois que le nouveau système est mis en place, il faut tester l’efficacité de son fonctionnement avant de le lancer officiellement.
Préparez donc un test du nouveau LMS pour que les utilisateurs puissent naviguer. Cela servira à évaluer le résultat probable de la future utilisation du système.
Rassemblez un groupe d’utilisateurs potentiels parmi le personnel, avec leurs administrateurs, et effectuez un test préalable du système pour détecter les éventuels problèmes. Vous pourrez ainsi déterminer l’efficacité du cours et détecter des pistes d’amélioration. Les administrateurs et les parties intéressées pourront également en extraire les indicateurs clés de performance, notamment le retour sur investissement.
Si un problème survient, effectuez-en un suivi et reportez-le au fournisseur du LMS et aux membres de l’équipe en vue d’une amélioration approfondie. Souvent, le nouveau LMS peut simplement avoir besoin d’une formation spécifique. Dans ce cas, il s’agira d’offrir un programme de formation pour obtenir les meilleurs résultats.
7. Développez un programme de formation adéquat
Offrez un programme de formation approprié à ceux qui utiliseront le LMS, à savoir les employés et les collaborateurs externes. Aidez à garantir que les utilisateurs réservent un bon accueil au nouveau LMS. Cela vous permettra de veiller à ce que toute l’organisation soit synchronisée pour tirer au maximum parti du LMS, et contribuera à la réussite de la mise en place.
Lors du développement de la formation, le fournisseur du LMS vous proposera souvent plusieurs options (formation présentielle, séminaire web, etc.).
Cette formation instruira les utilisateurs et les gestionnaires sur plusieurs aspects du nouveau LMS, y compris le moment auquel l’utiliser. À la fin de la formation, votre équipe devrait ainsi être largement familiarisée avec le produit et bien en comprendre l’utilisation. Sachez cependant que certains fournisseurs perçoivent un tarif supplémentaire pour ce service : assurez-vous donc de vous informer sur les coûts, cela vous aidera à bien planifier le lancement.
D’autre part, n’oubliez pas de prévoir un matériel de formation adéquat pour vos instructeurs, gestionnaires et employés.
Il est probable que le fournisseur s’associe avec vous afin de vous apporter l’assistance technique suffisante pour aborder tout problème susceptible d’apparaître après la mise en place. Il peut également vous aider à planifier la mise en place du LMS et à informer les parties concernées sur le lancement et la date à laquelle il se produira.
8. Engagez la transition vers le nouveau LMS
Lorsqu’ils passent au nouveau système LMS, les gestionnaires ont le choix entre une transition rapide ou lente.
Une troisième possibilité est que l’administrateur exécute simplement les deux systèmes simultanément avant le transfert. De fait, certains experts suggèrent cette option pour familiariser les utilisateurs avec le nouveau système avant de changer complètement. Ensuite, une fois que les utilisateurs sont habitués au nouveau système, le changement définitif sera moins déconcertant.
Indépendamment de l’option de transition que vous choisirez, il est important de savoir que pendant le changement, il y aura une période d’interruption provisoire. Assurez-vous donc de bien préciser au personnel le temps d’inactivité qui se produira lorsque vous remplacerez un système par un autre.
Dans tous les cas, consultez votre équipe et le fournisseur du LMS pour déterminer le meilleur processus de transition en fonction des besoins de votre entreprise.
9. Mesurez et évaluez les résultats du nouveau LMS
Laissez le nouveau système fonctionner pendant un certain temps, puis examinez son rendement et analysez le résultat du changement chez les personnes n’ayant pas participé au processus. Cela vous permettra d’identifier et de résoudre tout problème susceptible d’avoir empêché la mise en place, ainsi que les éventuels incidents rencontrés par les utilisateurs.
Au fur et à mesure que vous implantez le changement, tenez compte du nombre de connexions au système, ainsi que de la facilité de manœuvre du programme. Pendant cette période, vous devez également observer le nombre d’employés terminant réellement le test, ainsi que leurs évaluations, ce qui vous aidera à déterminer la satisfaction des utilisateurs. Mesurez le rendement technique du LMS, ainsi que le nombre de pages chargées et les temps de chargement, pour garantir leur efficacité.
Ces informations sur le logiciel en soi, ainsi que son rendement technique, aideront à garantir le respect des objectifs de l’entreprise.
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10. Développez un plan ultérieur à la mise en place
Pour s’assurer que le nouveau LMS continue de servir les intérêts de l’entreprise, il est important de chercher en permanence des voies d’amélioration, comme l’incorporation d’un plus grand nombre de cours ou le renforcement de l’efficacité des contenus.
On ne saurait trop insister sur l’importance de compter sur une assistance technique pour fournir les connaissances et le matériel nécessaires en cas de besoin. Lorsqu’on choisit de passer à un système d’e-learning, il existe plusieurs plates-formes possibles, notamment le recours à un LMS libre ou propriétaire, qui conditionneront l’ampleur des réglages personnalisés accessibles aux développeurs.
En définitive, si vous choisissez d’adopter un système d’apprentissage en ligne, ne lésinez pas sur la planification, le testing et la formation nécessaires pour obtenir les meilleurs résultats. Et n’oubliez pas de continuer à améliorer le programme pour obtenir un retour sur investissement dont toutes les parties concernées puissent être fières.
Finalement, tentez d’obtenir le soutien de votre équipe, mais aussi celui de la haute direction, dès le début du processus : vous réduirez ainsi la probabilité que votre programme ne soit pas bien accueilli par la suite, ce qui signifierait une perte de temps et d’argent. Dans le cadre du processus initial, faites donc en sorte que les personnes qui seront directement et indirectement concernées par le LMS vous aident à en effectuer une planification adéquate.
