Guide pas-à-pas pour élaborer un programme de formation du personnel dans une entreprise

Les programmes de formation du personnel sont un maillon fondamental de toute entreprise performante. Toutes les organisations doivent avoir les meilleurs professionnels, les aider dans leur développement et leur apporter les outils et les compétences nécessaires pour mieux réaliser leur tâche. Et ce, tout particulièrement aujourd’hui, dans le contexte de transformations technologiques que nous traversons.

Les avantages de la réalisation de programmes de formation du personnel sont nombreux. Ils permettent, d’une part, de combler les lacunes de l’organisation en vue d’obtenir de meilleurs résultats (plus de ventes, plus de clients, plus de productivité, un service clients plus efficace, moins de dépenses…) qui profitent à l’ensemble de l’entreprise. Le fait de compter sur de bons programmes de formation de personnel permet en outre d’attirer et de retenir les talents, d’améliorer l’ambiance de travail et de donner aux employés la possibilité de progresser dans leur carrière professionnelle. Tout cela doit se traduire non seulement par un personnel plus heureux, mais encore par des processus d’onboarding plus efficaces, et moins d’abandons.

Malgré tous ces avantages, le développement d’un bon programme de formation de personnel n’est pas simple. Pour vous aider dans cette mission, nous avons élaboré ce guide dans lequel nous vous expliquons pas à pas quelle est la recette du succès :

Étape 1. Identifiez les besoins de votre entreprise

Avant toute chose, il est essentiel d’identifier un besoin au sein de votre entreprise, ou un objectif commercial auquel vous souhaitez contribuer. C’est ce qui doit constituer le point de départ et l’aboutissement de l’ensemble de votre programme de formation de personnel : quoi qu’il arrive, n’oubliez jamais que votre priorité numéro un est de répondre à ce besoin et de participer à l’accomplissement de ces objectifs commerciaux.

En ce sens, vous devez être capable de préciser au maximum (si possible moyennant un indicateur avec lequel l’entreprise est familiarisée depuis longtemps) l’objectif que vous vous êtes défini. Il peut s’agir d’une augmentation des bénéfices, d’une plus grande efficacité, d’une diminution des coûts, de la connaissance approfondie d’un nouveau produit ou d’une réduction des sanctions pour manque de conformité.

Dans cette phase initiale, il est important que vous parliez avec le comité de direction, avec le propre PDG et avec les responsables les plus expérimentés des services concernés. Mieux vous connaîtrez les véritables besoins de l’entreprise, plus il vous sera facile de concevoir un programme de formation aidant les employés à mieux réaliser leur travail. Par ailleurs, le fait de compter sur le soutien de la direction peut être une aide précieuse pour communiquer avec l’ensemble de l’effectif et renforcer son engagement.

Étape 2. Définissez les objectifs pédagogiques de votre programme de formation du personnel

Une fois que vous savez ce que vous voulez obtenir, il vous faudra identifier le moyen d’y parvenir. Vous devez faire une analyse du type de tâches qu’il est possible de mieux réaliser, et des connaissances, compétences et comportements que les employés doivent acquérir pour pouvoir améliorer les résultats de l’entreprise. Souvent, ce concept est désigné sous le terme anglais de performance gap, ou écart de performance : votre mission sera précisément de combler cet écart.

Le gap peut aussi bien consister à dominer une nouvelle technologie ou un nouveau logiciel, qu’à développer des compétences de leadership, ou encore à transmettre des connaissances sur une nouvelle législation ou un nouveau produit. Par exemple, si le secteur de votre entreprise connaît des changements dans le type de contrats à signer ou de clients à convaincre, une bonne idée serait probablement de tenter d’améliorer les compétences de négociation de l’équipe commerciale, afin qu’elle soit capable de relever ce nouveau défi.

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Pour vous aider à définir les objectifs pédagogiques de votre programme de formation du personnel, nous vous recommandons de suivre le modèle SMART (selon le sigle anglais) :

• Spécifiques (specific). Les connaissances, compétences et comportements des employés doivent être spécifiques, compréhensibles par toutes les parties, et définis avec exactitude.
• Mesurables (measurable). Le seul moyen d’évaluer l’efficacité d’un programme de formation est de le mesurer. Dès le départ, assurez-vous d’avoir une façon de mesurer les résultats de la formation et la réalisation des objectifs pédagogiques.
• Accessibles (achievable). Les objectifs définis dans le programme de formation de personnel doivent être réalisables et accessibles aux employés. Ne suscitez pas d’attentes trop ambitieuses, au risque de ne produire que de la frustration. Restez réaliste.
• PeRtinents (relevant). Les objectifs pédagogiques doivent être importants pour l’entreprise, mais aussi pour le poste de travail occupé par l’employé.
• Temporellement défini (time-bound). Vous devez établir une période limitée au bout de laquelle les employés doivent être capables d’accomplir les objectifs pédagogiques qui ont été définis.

Étape 3. Identifiez les destinataires du programme de formation du personnel

Les deux points précédents étant résolus, le moment est venu de définir les personnes auxquelles s’adresse la formation.

À ce stade, le plus important est de sélectionner les personnes (ou équipes) susceptibles d’avoir le plus grand impact sur la réalisation des objectifs de l’entreprise définis à l’étape numéro 1. Rappelez-vous que votre mission est d’avoir un effet positif sur l’entreprise : identifiez les employés qui sont les plus alignés sur ces objectifs et en mesure de marquer la différence.

Réalisez également une analyse des caractéristiques de ces employés (âge, niveau d’études, profils professionnels, etc.), ainsi que de leurs besoins. N’oubliez pas de déterminer leurs priorités en matière de programmes de formation, car cela vous aidera sans aucun doute dans les étapes suivantes. Préfèrent-ils une modalité présentielle ou en ligne ? Quand aimeraient-ils suivre la formation ? À quel moment de l’année ?

Impliquez-les autant que vous pouvez dans le programme de formation du personnel, car la meilleure façon d’en garantir la réussite est de compter sur le soutien des propres employés. Si vous concevez un cours qui défend leurs propres intérêts, et que vous parvenez à ce qu’ils le voient sous cet angle, vous aurez une bonne base de départ pour garantir la réussite de votre formation.

Étape 4. Sélectionnez ou élaborez le programme de formation du personnel le plus adéquat

Il s’agit de l’une des étapes les plus délicates, dans laquelle vous devrez probablement investir le plus de temps. Une fois que vous avez identifié les challenges de l’entreprise auxquels vous souhaitez contribuer, les objectifs pédagogiques et le personnel qui va suivre la formation, la prochaine étape consiste à trouver des cours et des contenus qui vous permettront de parvenir à vos fins.

Or, les possibilités qui s’offrent à vous sont des centaines, voire des milliers : il vous faudra les analyser en fonction des particularités de votre entreprise et de vos employés. Prenez néanmoins note de ces quelques conseils d’ordre général, qui pourront vous aider à prendre une décision :

• Pensez au format. L’une des décisions les plus importantes concerne le type de formation que vous allez proposer. Elle peut être présentielle (cours magistraux, workshops, ateliers, groupes de discussion…) ou en ligne (tutoriels vidéo, présentations PowerPoint, jeux vidéo, lectures, documents pratiques, chats…). Assurez-vous de bien choisir le format qui s’adapte le mieux à vos objectifs pédagogiques et à votre public.
• Utilisez l’apprentissage hybride ou blended learning. Si vous le pouvez, combinez plusieurs formats. Vous pourrez mieux tirer parti des avantages de chaque modalité, en ligne et hors ligne, et serez certain d’atteindre l’ensemble du personnel.
• Encouragez l’apprentissage par la pratique ou learning by doing. Dans la mesure du possible, facilitez la mise en pratique. Il est scientifiquement démontré que la stimulation cérébrale augmente lorsqu’on apprend en faisant les choses (learning by doing). Incluez le plus grand nombre possible d’exercices pratiques, et utilisez des simulateurs pour améliorer l’impact de vos programmes de formation du personnel.
• Renforcez le feedback et l’interaction. Faites un trait sur les cours ennuyeux dans lesquels les apprenants ne font qu’écouter, assis sur leurs chaises, pendant des heures. Si vous voulez que vos employés apprennent vraiment, renforcez l’interaction avec les contenus et les professeurs, prévoyez toujours du temps pour les questions et assurez-vous de résoudre tous les doutes des apprenants. Et cela doit également s’appliquer à la formation en ligne.
• Divisez les contenus et dosez la formation. Quelle que soit la complexité de votre programme de formation, tentez de diviser les contenus pédagogiques en sections succinctes (ou en périodes de temps bien définies). Vous permettrez ainsi aux employés de mieux s’organiser, et vous leur laisserez du temps pour intégrer et assimiler les connaissances.
• Laissez à vos employés la liberté d’agir. Souvent, la meilleure façon de garantir la formation est de donner une plus grande liberté aux apprenants. Plus ils seront autonomes et libres, plus ils assumeront la responsabilité de leurs résultats. En ce sens, offrez-leur plusieurs options de formation au choix, proposez-leur de chercher eux-mêmes leurs propres cours en rapport avec les objectifs de l’entreprise, voire octroyez-leur un budget à utiliser pour la réalisation des cours de formation qu’ils jugent les plus pertinents.
• Misez sur la gamification et les jeux vidéo. Pour lutter contre l’ennui et le manque d’engagement, n’hésitez pas à incorporer des techniques de gamification ou des jeux vidéo dans vos programmes de formation. Vous parviendrez ainsi à susciter l’intérêt et la motivation de vos employés, tout en améliorant l’efficacité pédagogique de la formation.

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Étape 5. Communiquez et diffusez votre programme de formation

Même si cette étape est souvent négligée par les professionnels des ressources humaines, de formation et de développement, n’oubliez jamais de concevoir une ambitieuse campagne de communication et de marketing. Rappelez-vous que rien n’est plus vain qu’un programme de formation très bien conçu, mais dont personne n’a entendu parler.

Voici quelques recommandations qui vous aideront en ce sens :

• Expliquez dans les moindres détails les objectifs de la formation, le temps dont les apprenants disposent pour la réaliser, les avantages qu’ils en retireront et tous les aspects techniques et logistiques qu’ils doivent connaître.
• Choisissez un fournisseur mettant à votre disposition du matériel de communication et de marketing en vue de promouvoir vos programmes de formation au sein de l’entreprise (affiches, bandes-annonces, vidéos, e-mails…).
• Soyez visuel. N’envoyez pas de textes trop longs que personne ne va lire. Utilisez des infographies, des vidéos ou tout autre matériel graphique susceptible d’attirer l’attention de vos employés.
• Utilisez tous les canaux et toutes les ressources technologiques à votre portée : campagnes par e-mail, vidéos, WhatsApp, appels téléphoniques, réseaux sociaux…
• Insistez sur les avantages personnels et professionnels de la formation pour les employés.
• Soyez original. Réalisez une campagne de communication qui brise les schémas. Employez l’humour, le mystère et la surprise.
• Organisez une cérémonie de lancement du programme de formation du personnel pour lui donner plus d’importance, mobiliser les employés et mettre en place l’ensemble des points précédents.

Étape 6. Lancez votre programme de formation

Une fois les objectifs de la formation bien définis et les employés correctement informés, arrive le moment de vérité : vous devez lancer votre programme, et surtout le réussir.

Avant toute chose, assurez-vous que toute l’infrastructure et tous les aspects logistiques sont maîtrisés. Si vous avez besoin de salles de cours, réservez-les à l’avance, vérifiez autant de fois que nécessaire le bon fonctionnement des ordinateurs, lecteurs vidéo et autres logiciels, soyez attentif aux besoins des professeurs, surtout s’ils doivent se déplacer ou ont des exigences particulières, assurez-vous que tout l’équipement à utiliser dans les cours pratiques est disponible et en bon état.

Par exemple, si vous organisez une formation en ligne, il est particulièrement important que votre Learning Management System (LMS) fonctionne à la perfection, et que tout soit prêt pour lancer la formation, la réaliser sans incident, superviser les apprenants, et évaluer les résultats. Chaque fois que vous vérifierez que votre LMS s’adapte bien à vos besoins, vous gagnerez du temps, car vous éviterez de futurs problèmes. Essayez également de créer les notifications qui vous permettront de suivre l’implantation du programme de formation en temps réel et de répondre aux situations d’urgence.

Pendant toute la durée de la formation, n’oubliez pas de superviser (si possible toutes les semaines) la progression des apprenants. Vous pouvez répartir cette tâche entre plusieurs responsables de formation ou demander leur aide aux managers. Ce qui est indispensable, c’est de s’assurer que le programme de formation a été parfaitement lancé, que les employés suivent les cours (ou accèdent au LMS) et qu’ils progressent correctement dans les délais prévus. Dans le cas contraire, identifiez le problème et résolvez-le au plus vite.

Assurez-vous également de compter sur le soutien des managers et des responsables d’équipes. Ils pourront non seulement vous aider à contrôler les programmes de formation, mais encore à transmettre des informations aux employés, les encourager à suivre les cours et surtout leur libérer du temps pour qu’ils puissent terminer la formation.

Étape 7. Obtenir un feedback et évaluer le programme de formation

Une fois conclu le programme de formation du personnel, il est important d’obtenir le plus vaste feedback possible de la part des employés, et surtout d’évaluer son efficacité.

Pour cela, il est recommandé de suivre (et d’adapter en fonction de vos besoins) le célèbre modèle de Donald Kirkpatrick, qui se décline en quatre parties :

• Réactions. La première façon d’évaluer votre programme de formation est d’organiser des entretiens et des sondages. Demandez à vos employés s’ils ont aimé la formation, s’ils la recommanderaient à leurs collègues et ce qu’ils ont appris. Il est important que les entretiens et les sondages soient réalisés avant, pendant et après la formation.
• Apprentissages. Dans cette phase, vous devez évaluer si les employés sont parvenus à atteindre les objectifs pédagogiques que vous aviez définis à l’étape 2. C’est à ce niveau que vous devez réaliser les examens, tests ou épreuves pratiques que vous aviez conçus pour évaluer avec précision si la formation a bel et bien amélioré leur rendement.
• Comportements. La formation cherche parfois à modifier les habitudes, le comportement ou l’attitude générale des employés. Pour observer un changement, une période plus longue et plusieurs examens à différents moments après la formation sont nécessaires. Souvent, les managers de chaque équipe pourront vous aider dans cette évaluation au sein de l’ensemble de l’organisation.
• Résultats. L’heure est venue de revenir à l’étape numéro 1. Avons-nous atteint l’objectif commercial que nous nous étions fixé ? La formation du personnel est-elle parvenue à améliorer l’ensemble de l’entreprise dans les domaines sur lesquels nous nous étions focalisés ? Pour cela, il vous faudra analyser les indicateurs concrets que vous aviez définis comme cible au début de la formation.

Toutes ces informations ne doivent pas vous servir uniquement à évaluer le programme de formation que vous avez réalisé, mais encore à tirer les leçons de ce feedback pour apporter des améliorations à l’avenir. En ce sens, il est important, dans les sondages et les entretiens, de prévoir des questions qualitatives et ouvertes dans lesquelles les employés (et la propre équipe de direction, le PDG et les managers les plus expérimentés) peuvent apporter des suggestions et des conseils sur la conception des programmes de formation à venir.

Si vous suivez ce guide pas à pas, et si vous vous efforcez d’améliorer chacun de ses points, vous serez en mesure de concevoir des programmes de formation du personnel qui auront un grand impact sur votre entreprise, en contribuant à la réalisation de ses objectifs.