Un compliance officer ou responsable de la conformité règlementaire est une personne bien informée et hautement qualifiée dont la fonction au sein d’une entreprise est de garantir que tous les employés satisfassent les exigences légales et règlementaires au regard des politiques internes et des statuts. Il veille donc au suivi des règlementations sur la prévention des risques professionnels et à la bonne gestion des données. Il est de la responsabilité du compliance officer de s’assurer que tous les membres du service de conformité règlementaire comprennent la nature de leurs fonctions. En effet, ces derniers doivent donner une orientation à l’administration et au personnel, selon leurs besoins respectifs, afin que tous puissent identifier et administrer le risque règlementaire, un aspect important dans l’environnement commercial où le litige est monnaie courante.
Les services de conformité règlementaire au travail
Un nombre croissant d’entreprises s’appuie sur les compliance officers pour fournir des services et structures aidant toutes les personnes d’un même lieu de travail à satisfaire la gamme étendue de normes et règlements qui les concernent. Dans l’environnement commercial moderne, le respect des normes en matière de comportement fait l’objet d’une prise de conscience de plus en plus marquée. Le responsable de la conformité règlementaire ou compliance officer est chargé de garantir que tous les membres de l’équipe de direction et le personnel d’une entreprise connaissent et respectent ces normes afin de protéger l’image de l’entreprise et éviter les plaintes ou amendes.
Un rôle aux multiples facettes
Les compliance officers exercent un rôle pluriel dans un grand nombre d’entreprises modernes. Non seulement ils participent activement à la prestation de services internes – conformité au regard des lois en matière de santé au travail ou des lois sur la comptabilité publique des entreprises et la protection de l’investisseur -, mais il leur incombe également d’aider à réduire le risque et l’incidence des délits financiers de l’entreprise. Dans certains cas, le responsable de la conformité règlementaire fait également office de conseiller général de l’entreprise. On lui demande de fournir une orientation légale au sujet d’un registre étendu de questions et activités commerciales. Celles-ci peuvent aller de l’intervention dans la relation entre employés à l’impact environnemental et social des processus de production et commercialisation de l’entreprise.
Comment travaille le compliance officer
Pour garantir que les entreprises encadrent bien leurs politiques et procédures dans la structure règlementaire de leur industrie, les compliance officers doivent souvent revoir les normes de communication externe existantes et en établir d’autres si besoin. Ils doivent exiger des clauses de non-responsabilité dans les courriers électroniques et concevoir ou mettre à jour des politiques internes pour prémunir l’entreprise contre toute violation des lois et réglementations gouvernementales ou industrielles. Les fonctions d’un compliance officer peuvent également inclure l’examen des installations et procédures de production pour garantir leur sûreté et le niveau d’accessibilité requis.
Audits internes de procédures
Les compliance officers doivent être au fait des politiques internes de leurs entreprises, en avoir une connaissance approfondie et comprendre les points où des infractions à la règlementation peuvent se produire. Pour atténuer le risque que les politiques et procédures de l’entreprise ne violent les lois commerciales en perpétuelle évolution, le compliance officer doit soumettre régulièrement les procédures de son entreprise à des audits internes. Il doit également organiser des séances de formation périodiques et envoyer des notifications pour communiquer efficacement les normes clés en matière de conformité et principes éthiques au personnel qui devra les respecter scrupuleusement au cours de ses activités quotidiennes.
Un cadre règlementaire intensif
Les entreprises modernes évoluent dans un cadre règlementaire extrême. C’est pourquoi le rôle du compliance officer revêt encore plus d’importance. Avec des normes et définitions fluctuantes en matière de comportement acceptable dans l’environnement de travail, il est essentiel que le responsable de la conformité règlementaire travaille étroitement avec les unités d’administration et d’affaires pour établir des plans d’urgence afin d’apporter une réponse appropriée en cas de non-conformité. Les compliance officers efficaces connaissent et anticipent ces problèmes potentiels ; ils s’assurent que l’entreprise est préparée à les gérer convenablement.
Analyses objectives des règlementations
L’une des fonctions les plus importantes d’un compliance officer est de réaliser régulièrement des analyses objectives sur les politiques de son entreprise. En réexaminant continuellement les politiques et procédures de l’entreprise, le responsable de la conformité règlementaire doit être capable d’identifier les points méritant des améliorations. Il ne doit pas laisser les cadres, la direction ou les employés influencer son jugement et l’encourager à négliger les infractions possibles. Des sanctions significatives, amendes, pertes financières, voire la fermeture de l’entreprise, peuvent constituer autant de sanctions possibles.
Devenir un compliance officer
Le poste de compliance officer a beau être une option de carrière très lucrative, tout le monde ne possède pas le faisceau de compétences uniques nécessaire à l’exercice de ces responsabilités. Pour devenir responsable de la conformité règlementaire, un candidat doit être honnête, posséder des normes éthiques élevées, une compréhension claire des opérations, normes et procédures de l’entreprise, et la capacité de communiquer efficacement avec les cadres et gérants, tout en sachant classer et présenter les faits aux employés par écrit et en personne. Cette personne doit être attentive et posséder suffisamment d’assurance pour garantir que tous les employés de l’entreprise satisfont les politiques et les normes, ou qu’ils sont soumis à des mesures disciplinaires appropriées pour éviter que des violations similaires ne se répètent.
Les compétences essentielles
Pour être efficace et brillant, le responsable de la conformité règlementaire doit posséder des compétences sociales remarquables, être digne de confiance et faire preuve de son engagement pour garantir l’application des normes et procédures commerciales adaptées. Les compliance officers devront scruter chaque détail, être capables d’identifier rapidement les actions pouvant contrevenir à l’esprit de la politique de l’entreprise et exposer celle-ci à des amendes ou une censure. Ils doivent également être capables de diriger de manière exemplaire.
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Des qualifications et certifications adaptées
Un compliance officer n’est pas un poste pour débutant. Il demande au moins un niveau bac+4 et souvent un diplôme approfondi en droit ou administration d’entreprises. De nombreux responsables de la conformité règlementaire passent des certifications ou suivent des programmes professionnels spécifiques. De nos jours, il existe une offre de formation variée – formations intensives et programmes de certification – pour devenir un compliance officer dûment formé et qualifié.
Une demande croissante
Vu l’augmentation incessante des normes et règlements appliqués dans la plupart des entreprises et industries, il existe une demande croissante de services de compliance au travail. En effet, dans de nombreux secteurs, les responsables de la conformité règlementaire sont indispensables. L’accroissement du nombre de plaintes et requêtes suite à des discriminations de tous types ou au déversement illégal de polluants environnementaux ne sont que deux exemples illustrant combien il est vital de compter sur une équipe de compliance officers compétente et proactive.
Assurer la conformité des contrôles internes
Avec des problèmes tels que la politique en matière de confidentialité des données ou la discrimination, sans oublier les soucis de mauvaise gestion, il est essentiel de pouvoir s’appuyer sur un responsable en charge de l’accomplissement des contrôles internes. Les entreprises modernes confient aux compliance officers la prestation de services de conformité règlementaire au travail, laquelle aide l’entreprise et son personnel à rester légalement dans le droit chemin. Ils s’assurent que les contrôles internes appropriés existent et sont respectés. Sans ces professionnels hautement qualifiés, les incidents liés aux violations de la règlementation seraient plus courants, avec un préjudice conséquent pour les travailleurs et les consommateurs et, sans doute, plus de requêtes dans le domaine de la responsabilité civile contre les entreprises.
