En économie, on parle d’efficacité productive ou efficacité technique, lorsqu’on atteint le volume de production maximal d’un produit pouvant être réalisé sans que la production d’un autre produit ne soit sacrifiée. L’application de ce concept à la productivité au travail nous mène à la célèbre règle du 80/20, associée au principe de Pareto, développé par l’économiste, politique et sociologue italien qui lui a donné son nom à la fin du XIXe siècle.
À en croire l’aspect productif de ce principe, seuls 20 % de nos efforts sont responsables de 80 % de nos résultats. Autrement dit, pour être productif avec efficacité, nous devrions nous concentrer uniquement sur ces 20 % d’actions qui nous offrent une grande rentabilité.
Sachant cela, pourquoi ne pas mettre en pratique ce postulat, en prenant note des recommandations suivantes afin de produire plus avec moins de moyens ? Cela ne vous prendra pas plus de cinq minutes.
- Observez votre productivité jusqu’à aujourd’hui. Identifiez vos plus grandes réussites, et pensez aux tâches vous avez réalisées pour y arriver.
- Identifiez votre plage horaire la plus productive et réservez ces tâches pour ce moment de la journée où votre concentration est la plus forte.
- Commencez à mettre en pratique l’exécution des tâches que vous considérez comme prioritaires durant une phase de test et tenez un registre des résultats. Vous pouvez commencer par une semaine, puis réaliser des ajustements au cours des sept jours suivants.
- Enfin, partagez vos résultats pour bénéficier de commentaires de la part de vos collègues et supérieurs.
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Plus de conseils
Les guides basiques sont clairs, mais si vous avez besoin d’autres pistes pour vous aider à améliorer la productivité de votre journée de travail, suivez ces conseils :
- Parmi les tâches prioritaires, choisissez tout d’abord celles requérant une plus grande concentration dans votre phase de plus grand rendement.
- Essayez de réduire votre liste de tâches quotidiennes. Si vous n’êtes pas réaliste dans la planification de votre journée, vous la terminerez sans avoir complété un grand nombre des tâches prévues, ce qui ne générera que de la frustration. Une liste de trois à cinq tâches importantes par jour est suffisante.
- Travaillez par phases de 60 à 90 minutes, en réalisant des pauses entre chacune d’elles. Pour vous reposer, vous pouvez vous promener, lire quelque chose n’ayant aucun rapport avec votre travail, boire de l’eau, méditer, etc.
- Essayez d’automatiser les tâches les plus répétitives et/ou les moins créatives, chaque fois que possible. Par exemple, la création de plannings de réponse à certains e-mails similaires est une bonne idée d’automatisation.
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- Créez un calendrier ou fixez des dates limites d’exécution à vos tâches en attente, et réduisez ainsi votre tendance à les reporter indéfiniment.
- Évitez de gérer vos tâches par e-mail. Utilisez un outil de gestion de la productivité partagé ou utilisez directement le téléphone pour éviter de procrastiner ou d’avoir à refaire plusieurs fois des recherches dans les courriers pour vous mettre à jour sur un sujet.
- Ne perdez jamais de vue vos objectifs. Ayez toujours en tête le parcours à suivre, de l’objectif le plus général à la tâche la plus concrète, pour ne pas perdre le sens du spécifique dans le générique.
- Ne réalisez pas plusieurs tâches à la fois. On pense que si, mais en réalité, en tant qu’humains, nous sommes incapables de nous concentrer sur plusieurs choses à la fois. Passer d’une tâche à l’autre ne génère que de la dispersion et ne nous permet pas de profiter du temps au rendement maximum.
- Il est évident que l’efficacité productive de chacun dépend de plusieurs facteurs, notamment de sa personnalité et de son environnement. Dans cette variabilité, cependant, il est recommandé de s’en tenir à des techniques ayant déjà prouvé leur efficacité, comme la règle du 80/20 précédemment mentionnée.
Quelle est votre technique pour être plus efficace et qui marche à tous les coups ?
