Notre système de productivité personnelle est cerné de choses à faire, de problèmes à résoudre, de demandes, de commandes, de projets, etc. Toutes ces choses pour lesquelles nous n’avons pas pris de décision, nous les appelons des « pré-occupations », c’est à dire, des choses qui nous occupent avant que nous nous occupions réellement d’elles.
Les pré-occupations provoquent du stress, elles prennent du temps et interfèrent avec le reste des tâches dont nous sommes en train de nous occuper. Imaginez par exemple que votre voiture ait une rayure. Chaque fois que vous montez dedans, vous la voyez, et vous vous souvenez que vous devez la réparer. La rayure est devenue une pré-occupation, et tant que vous ne prenez pas de décision à ce sujet, elle continuera de vous déranger. Il y a deux manières d’éliminer cette pré-occupation et le stress qu’elle implique :
- En premier lieu, nous pourrions décider que nous n’allons pas réparer la voiture. Finalement, c’est assez normal que les voitures aient des rayures, et avoir une voiture immaculée ne compense ni le temps, ni l’effort de l’emmener au garage. Vous pouvez continuer à voir la rayure, mais une fois la décision prise, notre esprit ne nous rappellera pas qu’il nous reste quelque chose à faire, car nous avons décidé de ne rien faire.
- En deuxième lieu, nous pourrions décider de réparer la voiture. Le meilleur moyen d’éliminer la pré-occupation serait d’emmener la voiture au garage, mais peut-être allons-nous reporter ou déléguer cette décision. Ainsi, nous éliminerons également la pré-occupation et le stress qui y est associé. Une pré-occupation continuera donc de l’être tant que ne nous prendrons pas de décision. Avec notre cours de Gestion du temps, Triskelion, nous l’expliquons à l’aide de ce diagramme :
Si la réponse est « oui, je vais m’en occuper », nous devrons convertir cette décision en une action concrète. Il est important de définir quelle est la prochaine étape exacte que nous allons suivre. La prochaine étape à suivre est l’action physique et concrète qui transforme cette décision en réalité. Par exemple, « emmener la voiture au garage » n’est pas la première action physique concrète que nous devrons mener à bien. Avant de le faire, nous devrons trouver le téléphone du garage, appeler pour prendre un rendez-vous, et finalement, emmener la voiture. « Trouver le téléphone du garage » est donc l’étape suivante que vous devriez enregistrer dans le système. Il s’agit d’une action concrète, facile à réaliser. Votre liste principale de tâches doit être une liste des étapes suivantes et non pas une liste de décisions.
Votre système doit enregistrer toutes les étapes suivantes que vous devez relier à vos différents objectifs et décisions. Vous devez constamment vous demander : quelle est l’étape suivante ? Le secret des personnes les plus efficaces et productives est qu’elles sont capables de définir une étape suivante quelle que soit l’ampleur de l’objectif ou du projet. De cette manière, elles n’ont pas peur, elles ne remettent pas non plus les choses au lendemain, et elles commencent avancer plus rapidement. Pour résumer : les pré-occupations cernent votre système, et elles seront présentent tant que vous ne prendrez pas de décision. Il s’agira de décisions jusqu’à ce que vous définissiez l’action physique et concrète suivante devant être menée à bien. La liste de tâches de votre système devra contenir toutes vos étapes suivantes, aussi bien dans le domaine personnel que professionnel.
