Du méthode de gestion de tâches GTD (Getting Things Done), qui est également le titre du livre de David Allen et à tout un système de productivité, vous pouvez tirer 6 astuces qui vous aideront à gérer ce que vous ne voulez pas faire :
1. N’interrompez pas vos priorités
Outre nos tâches prioritaires, pendant la journée de nouveaux besoins émergent et se traduisent par plus de tâches et de décisions à prendre. Le système GTD, nous met en garde contre l’erreur de penser que nous devons toutes les exécuter immédiatement. Nous pourrons les gérer plus tard et décider alors si les réaliser ou pas, et quand.
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2. Faites la liste des nouvelles tâches.
Au fur et à mesure que de nouvelles tâches surviennent au long de la journée, notez-les pour ne pas les oublier, mais en même temps, pour ne pas vous déconcentrer de la To-Day List ni vous dévier de vos priorités quotidiennes. Élaborez une liste pour ne pas vous distraire de ce que vous êtes en train de faire à ce moment-là.
3. Déléguez ou laissez-le pour « plus tard »
Si vous avec une tâche que vous ne pouvez pas -ou que nous ne voulez pas- faire à ce moment-là, la méthode GTD vous suggère deux choses : de la déléguer à une autre personne ou de la laisser en « standby » ou « en attente »). Cela vous permettra de continuer à travailler sur votre projet actuel sans permettre que le sujet soit oublié ou que la tâche se perde.
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4. Révisez vos tâches en attente
Vous pouvez, avec une certaine périodicité, par exemple une fois par semaine, réviser les tâches qui vous avez laissées en attente. Cela vous évitera de les oublier et vous permettra de les inclure à vos prochaines actions de la semaine ou objectifs les plus immédiats. À la révision suivante, vous pourrez décider sur d’autres nouvelles tâches, et ainsi de suite.
5. Faites une liste « à faire un jour »
Une autre façon de gérer ce que vous ne voulez pas faire de façon immédiate est de classer ces tâches comme « à faire un jour ». Le système GTD vous propose d’élaborer une liste de tâches à récupérer et sur lesquelles prendre une décision ultérieurement. Sur cette liste, vous pouvez noter les tâches sans priorité définie, mais que vous voulez réaliser.
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6. Élaborez une liste de « peut-être »
Les tâches que nous aimerions réaliser sans savoir très bien quand ou comment, sont nombreuses. Notez sur une liste intitulée « peut-être » ou « éventuellement » toutes les tâches que vous aimeriez réaliser mais sur lesquelles vous ne pouvez pas prendre de décision sur le fait de les réaliser ou pas, ni quand. À cette liste vous pouvez également ajouter des idées qui vous passent par la tête et lesquelles vous pourrez réfléchir plus tard.
En définitive, le système GTD, de même que d’autres méthodes de productivité telles que système de Triskelion, parient sur l’établissement d’une méthode de gestion des tâches focalisée sur le respect des priorités journalières et éviter les distractions. Il est important pour notre productivité de ne pas perdre de vue d’autres activités exigeant également notre attention, mais pas nécessairement de façon urgente ou immédiate, et qui peuvent être reportées ou déléguées.
Et vous, comment gérez-vous ce que vous ne voulez pas faire ?
