Que tu productividad laboral no dependa de tu bandeja de entrada. Tras el lanzamiento de la última bandeja de entrada de Gmail se puso sobre la mesa la necesidad que tienen quienes trabajan con su correo electrónico de gestionar de manera eficiente sus bandejas de entrada. La principal novedad en el rediseño del servicio de correo electrónico de Google pasó por incorporar varias pestañas con el fin de hacer más ligero nuestro “Inbox”. Algunas de ellas son comunmente conocidas por todos:
- Principal: mensajes de amigos y familiares, además de los mensajes que no aparezcan en otras pestañas.
- Social: mensajes de redes sociales, de sitios para compartir archivos multimedia, de servicios de citas por Internet, de plataformas de juegos y de otras webs sociales.
- Promociones: ofertas, promociones y otros mensajes publicitarios.
Y es que, ¿quién no ha sentido miedo a abrir su correo electrónico por temor a encontrar decenas de mensajes sin leer?
El correo electrónico nos facilita mucho la vida en el trabajo, pero si no se gestiona bien puede llegar a ser un gran enemigo de la productividad laboral. Desde Gamelearn proponemos algunos sencillos consejos para evitar que eso ocurra:
Guía para elevar tu productividad gracias a tu Inbox
- Pon tu bandeja de entrada a cero. Nadie dice que sea fácil, pero tampoco es imposible y en algún momento tienes que hacerlo. Aunque la primera vez te lleve algunas horas, una bandeja de correo limpia es el punto de partida imprescindible.
- No hagas del correo un almacén de tareas. Muchos de los correos que nos llegan son, en realidad, encargos de personas que quieren que hagamos algo. Cuando aceptamos tener parte de nuestras tareas en la bandeja de entrada, asumimos a la vez tener que repasar todos nuestros correos electrónicos para detectar cuáles son tareas y cuáles no, con la consecuente pérdida de tiempo que esto supone. Las tareas deben estar anotadas en una lista aparte, deben gestionarse a través de un sistema distinto del correo electrónico.
- Escoge el momento de gestionar el correo. No te obsesiones con comprobar constantemente si tienes nuevos mensajes y, sobre todo: no caigas en el error de usar el e-mail como una forma más de procrastinar. ¿Sabías que hay personas adictas al e-mail? Casi todo el mundo empieza su jornada de trabajo revisando su bandeja de entrada, lo cual es la forma perfecta de perder el control sobre tus prioridades. Debes ser tú quien planifique su propia agenda, o el resto de tu día quedará en manos de los mensajes de los demás.
- Actúa siempre. Si abres un mensaje es porque vas a hacer algo con él, porque vas a responderlo, archivarlo, transformarlo en una tarea o eliminarlo. Pero dejarlo en la bandeja de entrada sin más, sin tomar ninguna decisión al respecto, sólo nos llevará a volver una y otra vez sobre él hasta dejarlo olvidado.
- Crea carpetas, grupos, etiquetas. Utiliza colores. Todo lo que te sirva para clasificar tus mails y localizarlos mejor.
- Configura tu correo para ver grupos de mensajes como conversaciones. Así podrás gestionar todos los mensajes de una conversación de forma conjunta, independientemente de la fecha en que fueran enviados. Esto ayuda a consultar temas específicos.
- Sé escueto, ve al grano cuando vayas a responder. Lo normal es que si eres conciso, recibas respuestas concisas.
- Programa una respuesta automática-tipo para cuando estés ausente. Si te vas de viaje o de vacaciones, el clásico “Estaré fuera de la oficina hasta el próximo…” mantendrá al tanto a quienes te escriban de que tardarás unos días en gestionar sus mensajes, y tú estarás más tranquilo.
- Filtra tu correo y elimina suscripciones sin piedad. Date de baja de todas las newsletters, emails de propaganda y promociones que saturan tu bandeja de entrada. Piensa en todos aquellos remitentes a los que nunca respondes o que nunca te envían mensajes de tu interés y fíltralos.
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A todos nos preocupa nuestra productividad laboral y la gestión del correo electrónico se puede convertir en un quebradero de cabeza. ¿Cuáles son tus trucos para mantener a raya tu Inbox?
