Unser System der persönlichen Produktivität umfasst viele zu erledigende Dinge, ungelöste Probleme, Anfragen, Aufträge, Projekte… All diese Dinge, über die wir noch keine Entscheidung getroffen haben, nennen wir „Vor-Besorgnisse“, d.h. Dinge, um die wir uns kümmern, bevor wir uns der Sache widmen.
Solche Vor-Besorgnisse erzeugen Stress, nehmen Zeit in Anspruch und behindern die Dinge, mit denen Sie sich zurzeit wirklich befassen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Ihr Auto einen Kratzer hat. Jedes Mal, wenn Sie in Ihr Auto steigen, sehen Sie den Kratzer und erinnern sich daran, dass Sie ihn reparieren lassen sollten. Der Kratzer ist zu einer Vor-Besorgnis geworden und solange Sie keine Entscheidung darüber treffen, wird er Sie weiter stören. Es gibt zwei Möglichkeiten zur Beseitigung dieser Vor-Besorgnisse und des damit verbundenen Stresses:
- Zum einen könnten wir entscheiden, dass wir den Kratzer nicht reparieren lassen. Letztendlich ist es normal, dass Autos manchmal Kratzer haben und ein makelloses Auto wiegt nicht den Zeitaufwand und die Mühe auf, es in die Werkstatt zu bringen. Möglicherweise werden wir den Kratzer weiterhin sehen, aber nach der Entscheidung rufen wir uns nicht mehr in Erinnerung, dass wir noch etwas tun müssen, da wir entschieden haben, nichts zu unternehmen.
- Zum anderen könnten wir entscheiden, den Kratzer reparieren zu lassen. Die beste Art, die Vor-Besorgnis zu beseitigen, wäre, das Auto in die Werkstatt zu bringen, aber möglicherweise entscheiden wir, es zu verschieben oder jemanden anderen damit zu beauftragen. Auf diese Weise beseitigen wir auch die Vor-Besorgnis und den damit verbundenen Stress. Demzufolge bleibt eine Vor-Besorgnis bestehen, bis wir eine Entscheidung treffen. In unserem Kurs zum Thema Zeitmanagement, Triskelion , erklären wir dies anhand des folgenden Diagramms:
Wenn die Antwort „ ja, ich werde etwas dagegen unternehmen “ lautet, muss diese Entscheidung eine konkrete Handlung zur Folge haben. Es ist erforderlich, genau zu definieren, was unser nächster Schritt ist. Der nächste Schritt ist die darauffolgende eigentliche und konkrete Aktion zur Umsetzung dieser Entscheidung. Zum Beispiel ist „ das Auto in die Werkstatt zu bringen “ nicht die erste eigentliche, konkrete Aktion, die wir durchführen müssen. Bevor wir dies tun können, müssen wir die Telefonnummer der Werkstatt in Erfahrung bringen, anrufen und einen Termin vereinbaren und schließlich das Auto wegbringen. „ Die Telefonnummer der Werkstatt in Erfahrung zu bringen “, ist also der nächste Schritt, den Sie im System registrieren sollten. Das ist eine konkrete Aktion, die leicht umsetzbar ist. Ihre Hauptaufgabenliste sollte eine Liste der nächsten Schritte und nicht eine Liste der Entscheidungen sein.
Ihr System sollte die nächsten Schritte erfassen, die Sie in Bezug auf Ihre unterschiedlichen Ziele und Entscheidungen unternehmen müssen. Sie sollten sich ständig fragen: „Was ist der nächste Schritt?“. Das Geheimnis der kompetentesten und produktivsten Menschen ist, dass sie in der Lage sind, den nächsten Schritt zu definieren, unabhängig vom Ausmaß des Ziels oder Projekts. Auf diese Weise haben Sie keine Angst und verschwenden keine Zeit , sondern werden viel schneller aktiv. Also: Die Vor-Besorgnisse, die um Ihr System herum bestehen, werden solange vorhanden sein, bis Sie eine Entscheidung treffen. Und es werden Entscheidungen bleiben, bis Sie die nächste durchzuführende eigentliche und konkrete Aktion definieren. Die Aufgabenliste Ihres Systems sollte alle Ihre nächsten Schritte umfassen, das gilt sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Bereich.
