Vous avez sûrement déjà entendu parler de la gestion des tâches en fonction de leur caractère « urgent » ou « important ». Et vous avez aussi sûrement entendu parler de Dwight Eisenhower, le 34e président des États-Unis d’Amérique. Aujourd’hui, nous aimerions vous montrer un outil de productivité qui peut vous aider à définir les priorités et vous empêcher de perdre votre temps : la « matrice d’Eisenhower ».
Pendant son mandat, Eisenhower a su partager ses tâches de président (implantation de différentes politiques, lois et programmes spéciaux, entre autres choses) avec ses hobbies, entre autres obligations en rapport avec sa carrière militaire et sa présidence au sein de l’Université de Colombie.
Malgré cet agenda bien chargé, « Ike » Eisenhower faisait preuve d’une gigantesque capacité de production, qu’il devait à ses méthodes pour gérer son temps et ses tâches. Son héritage le plus célèbre pour les fans de l’efficacité est la « matrice Eisenhower » ou la « boîte d’Eisenhower » (Eisenhower box, en anglais), un outil pour la prise de décisions reposant sur la séparation des tâches. Il s’agit d’établir quatre possibilités :
- Ce qui est urgent et important : les tâches à réaliser immédiatement.
- Ce qui est important, mais pas urgent : les tâches pour lesquelles il faut trouver du temps et qu’il faut réaliser.
- Ce qui est urgent, mais pas important : les tâches à déléguer.
- Ce qui n’est ni urgent, ni important : les tâches à éliminer.
| URGENT | NON URGENT | |
| IMPORTANT | Faites-le immédiatement | Programmez |
| NON IMPORTANT | Déléguez | Éliminez |
Cette matrice permet de planifier notre productivité à moyen et court terme, puisqu’à partir de cette distinction entre ce qui est urgent et ce qui est important, nous pourrons définir la priorité de nos tâches hebdomadaires ainsi que de nos activités quotidiennes.
Quelle est la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important ?
Ne vous y trompez pas. La réponse à un e-mail peut paraître urgente, mais elle ne l’est pas. Un appel téléphonique peut attendre. Comme le disait Eisenhower lui-même : « ce qui est important est rarement urgent, tout comme ce qui est urgent est rarement important ».
Les tâches importantes sont celles qui contribuent à l’accomplissement de nos objectifs à long terme. Ce sont celles que nous ne devons pas perdre de vue si nous voulons garantir la réussite de notre projet.
Si des tâches ne contribuent pas à atteindre nos objectifs, c’est qu’elles ne sont souvent ni importantes ni urgentes. La façon la plus rapide de gérer ces tâches est de prendre la décision de les éliminer. En réalité, la méthode Eisenhower est utile, car elle nous conduit à nous demander si une tâche est vraiment nécessaire. Et parfois, il est nécessaire d’éliminer de notre emploi du temps tout ce qui nous éloigne de ce qui est véritablement important.
Tout comme la boîte d’Eisenhower, le cours-jeu vidéo de gestion du temps, Triskelion(r) est une illustration de l’importance d’une bonne définition de la priorité de nos tâches et de nos activités quotidiennes pour être efficaces et, en définitive, heureux. Dans ce serious game développé par Gamelearn, l’apprenant sait établir la priorité et gérer des tâches avec le système Triskelion, qui met à sa disposition des centaines de techniques et conseils pour la bonne gestion de son temps.
